Договорные отношения
Проверяем контрагента
1. Перед обсуждением сделки проверьте учредительные документы, справку об отсутствии задолженности по налоговым платежам, информацию о штатной численности сотрудников, годовую бухгалтерскую отчетность, лицензии и разрешения.
2. На сайте Федеральной налоговой службы:
– получите Выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
– проверьте адрес, не является ли он адресом массовой регистрации;
– проверьте сведения об имеющихся налоговых задолженностях;
– проверьте не находится ли он в стадии ликвидации.
3. На сайте Картотеки арбитражных дел:
– изучите судебные процессы, в которых он принимает участие;
– проверьте не находится ли он в стадии банкротства.
4. На сайте Федеральной службы судебных приставов выясните информацию о долгах и открытых исполнительных производствах.
5. На сайте Единой информационной системы в сфере закупок проверьте его по реестру недобросовестных исполнителей (если участвует в закупках).
6. Проверьте информацию о руководителе или лице, собирающемся подписывать документы:
– не числится ли он среди дисквалифицированных лиц (ст.32.11 КоАП РФ, ст.14.23 КоАП РФ);
– в каких компаниях он является руководителем и учредителем;
– информацию о долгах и исполнительных производствах;
– обратите внимание на срок полномочий, указанный в Уставе;
– проверьте наличие полномочий совершать такие сделки;
– паспорт по списку недействительных российских паспортов;
– если лицо, действует по доверенности, то проверьте ее надлежащее оформление и полномочия лица ее выдавшего.
7. Подозрительные моменты:
– слишком часто меняется офис, офис не расположен по адресу, указанному в Выписке из ЕГРЮЛ;
– руководитель – массовый руководитель или учредитель;
– отсутствуют оригиналы учредительных и иных документов;
– сдаются «пустые балансы» в налоговую инспекцию;
– отсутствуют сотрудники;
– отказываются заключать письменный договор.
Проверяем договор
1. Проверьте вторую сторону договора по чек-листу «Проверяем контрагента».
2. Проверьте название договора и его предмет – они должны совпадать.
3. Стороны по всему тексту договора должны называться одинаково.
4. Обратите внимание, кто выступает от имени второй стороны и будет подписывать договор.
Если представитель по доверенности, то запросите доверенность и проверьте ее по чек-листу «Проверяем доверенность представителя».
5. Договор должен содержать все существенные условия (Гражданский кодекс РФ (часть вторая) вам в помощь).
6. Проверьте права и обязанности сторон договора.
7. Проверьте условия и порядок оплаты.
8. Внимательно изучите раздел «Ответственность сторон».
9. Проверьте сроки на реальность их исполнения.
10. Проверьте полноту и правильность реквизитов сторон договора.
11. Все, что вас не устраивает в договоре, можете оформить протоколом разногласий или листом замечаний.
12. Всегда обменивайтесь оригиналами договора и прилагаемыми к нему документами.
Протокол разногласий (образец)
Лист замечаний (образец)
Протокол согласования разногласий (образец)
Составляем свой шаблон договора
1. Определите кто ваши клиенты:
– физические лица;
– юридические лица.
2. Определите ваш основной вид деятельности:
– оказываете услуги;
– выполняете подрядные работы;
– сдаете имущество в аренду;
– занимаетесь куплей-продажей и пр.
3. Найдите в Гражданском кодексе РФ (часть вторая) раздел, который посвящен договору, подходящему под вашу деятельность.
4. Внимательно изучите законодательство и судебную практику по выбранному вами договору.
5. Начните оформлять шаблон договора.
Как правило, он включает в себя:
– название;
– дату и место составления;
– стороны договора;
– предмет договора – то, что вы будете делать;
– права и обязанности сторон;
– условия и порядок оплаты;
– сроки (если они обязательно должны быть указаны в данном виде договора);
– ответственность сторон;
– срок действия договора;
– реквизиты сторон;
– и иные условия, не противоречащие законодательству.
Совет! Если решите взять договор из интернета, то проверьте его на соответствие Гражданскому кодексу РФ, судебной практике и логике.
Ведем договорную работу в компании
Очень важно следить за правильным ведением договорной работы в вашей компании.
Если у вас маленькая компания и нет штатного юриста, то:
1. Определите место хранения всех оригиналов заключенных договоров.
2. Создайте архив всех закончившихся договоров.
3. Назначьте ответственного сотрудника за ведение договорной работы в компании.
4. Обязательно обменивайтесь со всеми контрагентами оригиналами заключаемых договоров и документов к ним.
5. По каждому договору все документы храните в отдельном файле, а если их много, то в папке.
6. Обязательно оформляйте все закрывающие договор документы (акты, отчеты и пр.). Оригиналы данных документов хранятся вместе с договором.
7. Соблюдайте условия заключенных договоров. Особенное внимание уделяйте срокам и ответственности.
8. Вовремя продлевайте срок действия договоров. Оформляйте дополнительные соглашения или заключайте новый договор.
9. Сроки хранения договоров: для большинства договоров – 5 лет после истечения срока действия, указанного в договоре или после прекращения обязательств по договору.
Советую так же ознакомиться со сроками, указанными в Приказе Росархива от 20.12.2019 N236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».
Обратите внимание! Правильно организованная договорная работа и хранение оригиналов, сбережет ваши нервы и деньги при возникновении спорных ситуаций.
Продлеваем договор
1. Изучите внимательно условия договора, который хотите продлить.
Отдельно оформлять продление требуется в случае, если договор не содержит условия об автоматической пролонгации.
2. Продление срока действия договора оформляется Дополнительным соглашением.
Обратите внимание! Условия заключенного договора будут действовать в той же редакции, что и изначально.
3. Если вы хотите изменить какие-то условия договора, то после обсуждения с контрагентом, укажите в Дополнительном соглашении новые редакции пунктов договора.
4. Обязательно подпишите Дополнительное соглашение с контрагентом.
Не рекомендую осуществлять какие-либо действия по договору, у которого закончился срок действия, а продление не было согласовано и письменно оформлено.
5. Храните оригинал подписанного Дополнительного соглашения вместе с оригиналом договора.
Дополнительное соглашение о продлении договора (образец)
Дополнительное соглашение о продлении договора и об изменении условий (образец)
Меняем условия договора
1. Изучите внимательно условия заключенного договора.
2. Определите моменты, которые хотите изменить или добавить.
3. Обсудите новые условия договора с контрагентом.
4. Оформите изменения или новые условия договора Дополнительным соглашением.
Обратите внимание! Другие условия заключенного договора будут действовать в той же редакции, что и изначально.
5. Обязательно подпишите Дополнительное соглашение с контрагентом.
Не рекомендую осуществлять какие-либо действия по договору без согласования новых условий и без их письменного оформления.
6. Храните оригинал подписанного Дополнительного соглашения вместе с оригиналом договора.
7. Если у вас набирается много изменений или дополнений к договору, правильнее и удобнее их оформить новой редакцией договора.
Дополнительное соглашение об изменении условий договора (образец)
Проверяем доверенность представителя
1. Внимательно ознакомьтесь с текстом доверенности.
2. Проверьте внимательно полномочия, которыми наделен представитель.
3. Убедитесь, что среди этого перечня есть полномочия, необходимые для взаимодействия с вами.
4. Проверьте паспорт представителя по списку недействительных российских паспортов.
5. Если доверенность нотариальная, то проверьте ее на сайте Федеральной нотариальной палаты