В мире существует огромное количество частных библиотек, их количество гораздо больше, чем общедоступных. Под частными библиотеками я понимаю как собрания книг, принадлежащие одному лицу или одной семье, так и библиотеки организаций – архивов, музеев, объединений, учебных заведений, фондов, которые не относятся к государственному сектору и часто не имеют в штате профессионального библиотекаря.
Частные библиотеки могут быть совершенно разными по тематике собранных книг и могут занимать от нескольких стеллажей до нескольких комнат. Иногда в этих библиотеках есть карточные каталоги, иногда существуют рукописные или печатные списки книг, но эти каталоги и списки чаще всего неполные, и найти в них нужную книгу очень непросто. Я не встречала в этих библиотеках какой-либо электронной системы каталогизации, позволяющей вводить сведения о книге, сохранять их и осуществлять по ним поиск.
В государственных библиотеках существует хорошо разработанная система каталогов и картотек. Ещё совсем недавно эти каталоги и картотеки были карточными. Карточки изготавливали типографским способом, печатали на пишущих машинках или писали от руки. Существовало два основных вида каталогов – алфавитный и систематический. Каталоги, содержащие записи на все книги, назывались генеральными. На каждую книгу имелась одна карточка в генеральном алфавитном каталоге, и одна карточка в генеральном систематическом.
В алфавитном каталоге карточки располагались в алфавитном порядке по фамилии автора или заглавию. В систематическом каталоге карточки располагались согласно применяемой в библиотеке классификационной системе – распределялись по отделам и подотделам в зависимости от области знаний. Внутри отделов и подотделов карточки располагались в алфавите. Такое расположение карточек соответствовало систематическо-алфавитной расстановке фонда – основного вида расстановки для общедоступных библиотек. Генеральные каталоги раскрывали сведения о всех хранящихся в библиотеке книгах группируя эти сведения по-разному.
Крупные библиотеки составляли также предметные каталоги, которые часто являлись служебными и не предполагали свободного доступа для читателей. В этих каталогах предметные рубрики располагались в алфавитном порядке заголовков предметных рубрик. Книги, рассматривающие один предмет, собирались в единый комплекс. Если книга рассматривала не один предмет, а несколько, то она имела несколько предметных рубрик с разными ведущими словами. То есть одна книга в предметном каталоге могла появляться несколько раз. Это отличало предметный каталог от алфавитного и систематического, где каждая книга имела свое определенное место и заносилась только один раз.
В некоторых библиотеках существовали также каталоги на отдельные части фонда. Например, каталог литературы на иностранных языках, каталог редких книг, каталог абонементного фонда. Каталоги делились на служебные и читательские. На карточках служебных каталогов указывались такие сведения, которые отсутствовали на карточках читательских каталогов – количество экземпляров, инвентарные номера. Отдельный вид каталога – каталог статей, который раскрывал содержания журналов и сборников.
Существовала также система картотек. Какие именно темы раскрывались в картотеках зависело от профиля библиотеки. Так в национальной республиканской библиотеке могла быть картотека произведений местных писателей или картотека национальной литературы в переводе на языки зарубежных стран. Городские библиотеки составляли краеведческие картотеки, где собирали сведения о своем городе и его истории. Для библиотек научных организаций были характерны картотеки статей сотрудников этих организаций. В детских библиотеках могли быть картотеки заглавий сказок. То есть картотеки были вспомогательным поисковым инструментом и содержали сведения только об очень небольшой части фонда. Все эти карточные каталоги и картотеки продолжают существовать, но они редко пополняются с появлением электронных каталогов.
С появлением электронных каталогов в библиотеках отпала необходимость не только в написании от руки многочисленных карточек, но и в создании отдельных видов каталогов и тематических картотек. Заранее продуманные и тщательно выполненные записи электронного каталога способны заместить и совместить все эти отдельные каталоги и картотеки. Внося в каталожную запись систематический шифр мы создаем систематический каталог, внося предметные рубрики – предметный каталог. Дополняя каталожную запись ключевыми словами мы создаем тематические картотеки. Внося в запись инвентарные номера или отметки о списании экземпляра, мы создаем служебный каталог. Мы даже можем создать каталог статей раскрыв в каталожной записи содержание сборников. Любое слово, словосочетание, аббревиатура или сокращение, а также любая комбинация цифр, внесённые в запись электронного каталога, становятся поисковыми элементами и группируют записи исходя из поисковых запросов.
И все это доступно не только сотрудникам библиотек, создающим электронные каталоги в крупных библиотечно-информационных системах, но и вам, владельцам частных библиотек.