Секретарь руководителя коммерческой организации должен быть не только лицом фирмы, и даже не просто ушами и глазами её руководителя, но ещё и «форпостом» защиты от внешнего и «внутрифирменного» негатива. Причём хороший секретарь защищает не столько руководителя фирмы, сколько саму фирму и в этом его миссия. Отсюда требования к знаниям, умению и компетенции секретаря руководителя фирмы.
Известный специалист в области управленческой деятельности Дж. Харрисон сформулировал следующие необходимые секретарю качества:
– секретарь не должен допускать ошибок в документации и тем самым способен освободить шефа от постоянной проверки каждого документа;
– при разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично и гибко ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными;
– секретарь должен уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчётах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы;
– секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня;
– секретарь должен чётко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая может возникнуть в его отсутствие;
– секретарю необходимо чувство юмора;
– поведение секретаря и эффективность его работы – пример для всех сотрудников;
– секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.
Среди личных качеств секретаря в первую очередь следует выделить: опрятный внешний вид, аккуратность, отзывчивость, приветливость, вежливость, внимательность к окружающим, выдержанность, умение владеть своими чувствами и эмоциями. Высоко оценится тактичность секретаря, ненавязчивость, тонкий юмор, наблюдательность, искренность.
В целом среди личных качеств секретаря важное место занимают следующие:
– любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей;
– чувство юмора;
– готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях;
– стремление к пополнению знаний, любовь к книгам и периодике;
– живой интерес и стремление быть в курсе событий, происходящих в фирме или организации;
– отзывчивость, умение адаптироваться;
– опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;
– умение быстро переключаться при изменении вида работы;
– умение правильно рассчитывать время, необходимое для работы в период больших загрузок.
В числе деловых качеств секретаря можно выделить нижеследующие:
– хороший уровень самоорганизации, умение организовывать ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;
– проявления инициативы в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные решения;
– важное значение имеет готовность принимать на себя ответственность по поставленным ее руководителем задачам, которые в своем большинстве касаются повторяющихся конторских операций; умение обеспечить их надежное и эффективное выполнение;
– высокая квалификация в области компьютерного набора; секретарских обязанностей, организационные навыки;
– умение проявлять тактичность, соблюдать конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями. Секретарь также должна быть общительной в отношении с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;
– кроме того, для руководителя большое значение имеет пунктуальность его секретаря, это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, посещению совещаний.
Секретарь должен знать:
– положения и инструкции по документационному обеспечению;
– руководящий состав предприятия, его подразделений;
– машинопись;
– работу на персональном компьютере;