Вместо введения Сколько денег вы тратите на совещания
Онлайн показал, что бесконечные совещания не нужны, что многие вопросы можно решать без организации продолжительных совещаний, что повестка дня и четкая постановка задач необходимы.
Восприятие информации в онлайне отличается от офлайна. Тогда как на офлайн-совещаниях можно держать аудиторию полтора часа, в онлайне это время – не более 15 минут.
Вы когда-нибудь считали, сколько времени вы проводите на совещаниях?
Зачастую эта цифра выглядит пугающее.
Не говоря уже, что частые и неэффективные совещания обходятся в копеечку.
Ведь ваше время и время сотрудников стоит определенную сумму денег.
«Совещания – это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше», – такую мысль высказал выдающийся теоретик менеджмента Питер Друккер.
Итак, проведите подсчет времени, которое тратится на проведение совещаний, – для начала в день и в неделю.
Долгие и нерезультативные совещания обесценивают вашу стоимость, стоимость вашего бизнеса и компании.
Рассмотрим, как это незаметно происходит.
● Обесценивание стоимости в долгих и затяжных проектах!
Например, стоимость проекта составляет 500 000 рублей, срок реализации проекта – три месяца.
Вы планируете работать в проекте по три часа в день. Количество рабочих часов составляет 198 (три месяца умножаем на 22 рабочих дня и на три часа), получаем стоимость вашего часа в проекте – 2525 рублей. (500 000 рублей делим на 198 часов). Увеличение продолжительности проекта даже на один час обесценивает вашу стоимость на 12 рублей (нашу стоимость проекта в 500 000 рублей делим на 199 часов, получаем 2512 рубля, из 2525 рублей вычитаем 2513 рублей). Увеличение продолжительности проекта на неделю сокращает вашу стоимость на 180 рублей, на месяц – на 720 рублей.
● Обесценивание стоимости вашего бизнеса!
Например, фонд оплаты труда в месяц составляет 1 млн рублей. Количество рабочих часов в месяц составляет: 22 рабочих дня умножаем на семь рабочих часов в день – получаем 176 часов: 176 рабочих и результативных часов, когда сотрудник создает ценность для клиента и компании. Стоимость рабочего результативного часа при выполнении всех поставленных задач вовремя составит 5682 рубля.
Предположим, что вы проводите несколько совещаний в день, традиционно это утренние планерки и итоговые ежедневные разборы полетов, в день такие совещания составляют два часа. В месяц на совещания уходит 44 часа; 44 умножив на 5682 рубля, мы получаем 250 008 рублей – сумма, в которую нам обходятся ежедневные совещания.
Если продолжительность совещаний больше, соответственно, ваши совещания становятся дороже для вас самих, а для сотрудников – это повод ничего не делать.
Закон Митчелла: «Любую проблему можно сделать неразрешимой, если провести достаточное количество совещаний по ее обсуждению».
Итак, подсчитайте время, которое тратится в месяц на совещания. Определите их стоимость, умножив стоимость часа на количество совещательных часов. Запишите в таблицу данные.
Посмотрите:
● сколько вы в месяц проводите совещаний;
● сколько времени вы тратите на долгие и пустые совещания;
● в какую сумму вам обходятся эти «посиделки».
Цифра пугающая, однако день за днем мы этого не замечаем.
Если у вас разные по времени совещания, можно определить время дифференцированно по каждой группе.
Сумма внушительная? Что делаем?
Сокращаем время – тем более что в большинстве случаев особых результатов совещания не создают. При этом дорогие совещания – это еще не все.
Что еще идет следом за ними?
1. Нарушение дедлайнов.
Каждый дополнительный час лишних совещаний не только обесценивает вашу стоимость, но и отодвигает выполнение поручений и плановых задач.
2. Снижение мотивации команды.
Увеличение сроков выполнения поручений и задач снижает мотивацию команды, так как это снижает изначальный темп работ и отдаляет получение итогового вознаграждения.
3. Проект превращается в процесс.
Проект превращается в процесс, и деятельность начинает строиться по другим принципам.
4. Увеличивается вероятность форс-мажора.
Несмотря на то что форс-мажор прописан во всех договорах, о нем всегда думают в последний момент. Долгие проекты особенно подвержены данному фактору.
Таким образом, актуальность быстрых и результативных совещаний не вызывает сомнений.
Итак, с чего мы начнем?
1. Определим, для чего нужны совещания и какие они бывают.
● Типы совещаний – утренние планерки, выездные совещания, подведение итогов, обсуждение конкретных проектов, «пустые» совещания – «сериалы».
● Ранжирование по времени – плановые, незапланированные, планово-незапланированные.
Что в результате:
● Вы поймете, какие совещания станут основными и плановыми, а от каких можно отказаться.
● Вы получите представление о возможных типах совещаний и особенностях подготовки к ним, и, соответственно, будете планировать не только время совещания, но и его формат.
2. Рассмотрим механику планирования совещаний.
Планирование – уже хороший шаг к быстрым и эффективным совещаниям. Составляем повестку дня и определяем базовые обязательные атрибуты.
Что в результате:
● Вы познакомитесь с базовыми условиями проведения совещаний, научитесь их планировать и ими управлять.
● Вы сможете в своей команде «вырастить» совещательного контролера!
3. Раскроем методику эффективных совещаний «12 минут».
Рассмотрим закон Парето и разберем обязательные атрибуты быстрых совещаний.
Что в результате:
● Вы оцените эффективность текущих совещаний и сократите их до 12 минут, улучшив результативность.
4. Потренируем качества личной эффективности в совещательном процессе.
Три базовых качества – фасилитация (эффективная групповая работа), трекинг (четкий фокус) и модерация (ориентация на результат) – помогут вам управлять совещательным процессом, вовлекая в него всю команду.
Что в результате:
● Вы научитесь держать внимание людей, изучите методики, которые помогут вывести ваши совещания на новый уровень.
5. Разберем Scrum-митинг, или Совещание на ходу.
Такое совещание позволяет управлять новыми сложными проектами, сокращать время разработки и реализации.
Что в результате:
● Вы получите новый инструмент управления командой и проектами.
6. Сделаем акцент на онлайн-совещания.
Онлайн-совещания практически не отличаются от классических, но на них сложнее удерживать внимание аудитории. Рассмотрим методики повышения эффективности совещаний через интернет и познакомимся с основными платформами для их проведения.
Что в результате:
● Вы научитесь грамотно планировать онлайн-совещания и сможете выбрать наиболее подходящую для вас площадку.