Бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме проводится следующим образом. Полученные бухгалтерией первичные документы обрабатываются бухгалтером в течение 2 дней с момента поступления. Обработка заключается в проверке подлинности документов, их соответствия законодательству и наличия необходимых реквизитов.
Кроме того, обработка включает внесение сведений из данных документов в соответствующие регистры, карточки, таблицы, ведомости и кодирование хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок. Сведения по ряду операций не заносятся во вспомогательные документы, а поступают сразу в журналы-ордера. Расчеты по кассе оформляются дополнительно в кассовой книге, а затем из нее переносятся в соответствующие журналы-ордера.
Основное отличие журнально-ордерной формы от других форм заключается в журналах-ордерах и в Главной книге. В журналах-ордерах проводится арифметическая обработка бухгалтерских проводок, вычисляются полные обороты по кредиту счетов и частичные обороты по дебету счетов. Затем сведения из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, где подсчитываются полные обороты по дебетам счетов и определяются сальдо конечные по всем счетам.
По сведениям из Главной книги составляется баланс и оформляется отчетность предприятия (месячная, квартальная и годовая).
В настоящее время на больших и средних предприятиях применяется 16-журнальная форма, дополненная совокупностью ведомостей.
Перечень журналов-ордеров (Ж-О) этой формы представлен ниже:
Ж-О № 1 «Касса» (счет 50);
Ж-О № 2 «Расчетные счета» (счета 51, 57) и Ж-О № 2/1 «Валютные счета» (счета 52, 57);
Ж– О № 3 «Специальные счета в банках» (счет 55);
Ж-0 № 4 «Учет кредитов и займов» (счета 66, 67);
Ж-О № 5 «Учет финансовых вложений» (счет 58);
Ж-О № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчика-, ми» (счет 60) и Ж-О № 6/1 «Учет операций по заготовке и приобретению материальных ценностей» (счета 15, 16);
Ж-О № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» (счет 71);
Ж-О № 8 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (счета 58, 62, 68, 73, 75, 76);
Ж-О № 9 «Внутрихозяйственные расчеты» (счет 79);
Ж-О № 10 и Ж-О № 10/1 «Учет затрат на производство» (счета 02, 04, 05, 10, 11, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 69, 70, 76, 94, 97);
Ж-О № 11 «Учет отгрузки и реализации» (счета 41, 42, 43, 44, 45, 62, 90) и Ж-О № 11/1 «Учет реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91);
Ж-О № 12 «Учет источников собственных средств и целевых поступлений» (счета 14, 59, 63, 80, 81, 82, 83, 84, 86, 96);
Ж-О № 13 «Учет собственных основных средств, долгосрочно арендуемых основных средств и нематериальных активов» (счета 01, 03, 04, 91);
Ж-О № 14 «Учет переоценки ценностей» (счета 14, 59);
Ж-О № 15 «Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов» (счета 84, 91, 98, 99);
Ж-О № 16 «Учет капитальных вложений» (счета 07, 08, 11).
При среднем и небольшом объеме учета может быть использована 8-журнальная форма, в которой журналы-ордера группируют счета по экономическим признакам:
Ж-О № 1 «Учет денежных средств» (счета 50, 51, 52, 55, 56, 57, 58);
Ж-О № 2 «Учет кредитов, ссуд, займов» (счета 66, 67);
Ж-О № 3 «Учет основных средств и уставного капитала» (счета 01, 02, 03, 04, 05, 80, 81);
Ж-О № 4 «Учет производства» (счета 10, 14, 15,
16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 40, 46, 97);
Ж-О № 5 «Учет отгрузки и реализации» (счета 41, 42, 43, 44, 45, 90, 91);
Ж-О № 6 «Учет расчетов» (счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79);
Ж-О № 7 «Учет доходов и резервов» (счета 59, 63, 82, 83, 84, 91, 94, 96, 98, 99);
Ж-О № 8 «Учет капитальных вложений» (счета 07, 08, 11).