Бизнес-процессы - читать онлайн

В штаб-квартире транснациональной корпорации АО «Бардак» царит деловая атмосфера. На первый взгляд, все в полном порядке. Однако в обшитой благородным деревом переговорной управляющего корпорации Эдуарда Бодрого повисла напряженность. Бодрый созвал топ-менеджеров со всех важных филиалов: необходимо срочно принять жесткие и бескомпромиссные меры! Он намеренно оставляет участников в неведении касательно темы экстренного собрания на высшем уровне. Напряжение совершенно невыносимо, слухи ползут по кругу, шепчутся о снижении маржи и организационном разгильдяйстве. Когда Бодрый наконец распахивает дверь, энергично входит в помещение и его воинственный взгляд мечет зловещие молнии в направлении управляющих продажами, всем становится ясно, кто виновник собрания. Для описания конкретных примеров, от которых его волосы становятся дыбом, Бодрый набирает полные легкие воздуха. Невероятно, но американский отдел продаж только что в жестком тендере торгах одного глобального заказчика демпинговой ценой выбросил из гонки немецкую команду продаж. Зато немецкая команда в Малайзии более чем на 20 % сбила цены азиатской команде. Хотя надо все же отдать должное азиатской команде: клиент в предшествующей проверке кредитоспособности был классифицирован как ненадежный, что упустила из виду немецкая команда.

Выдуманная история? Никоим образом – этот случай из совершенно реальной практики! И его без проблем можно перенести также и на финансовые институты, на государственный сектор, на организации, ассоциации и клубы. Как бы там ни было, нас интересует только, как Бодрый и его команда управленцев решат эту проблему. Раз виновные быстро были найдены, якобы невиновные охотно берут слово и начинают драматизировать ситуацию. Ожидаемые последствия для маржи бойко подсчитываются и благодаря привычке обобщать тут же разрастаются до масштабов катастрофы. Управляющие продажами ссылаются на единичный случай и торжественно обещают улучшения. Дискуссия становится все более эмоциональной – и грозит еще обостриться, когда Бодрый наконец вмешивается и просит структурировать проблему Ивана Дельного, который уже беспокойно ерзает в кресле.

1.1.1. Структурирование проблемы

Дельный оправдывает ожидания босса. Вначале с помощью пробковой доски и флип-чарта он суммирует проблемы, поднятые при обсуждении, и структурирует их в ассоциативной карте (mind map). Он представляет в виде дерева аргументы, задачи, сильные и слабые стороны. Кроме того, Ивану Дельному блестяще удается то, чего никто не ожидал: он снимает остроту дискуссии и устраняет противодействие, активно вовлекая всех присутствующих в анализ проблемы и порождая открытость обсуждения. И даже больше: неформальные техники представления информации сослужили ему хорошую службу, так как они просты, понятны и не требуют от аудитории слишком глубоких навыков абстрактного мышления, обеспечивая при этом высокий уровень визуализации. Бодрый благосклонно смотрит на результаты Дельного, своего «секретного оружия». Стало более чем очевидно, что оптимальный для регионов процесс подготовки предложений в глобальном контексте перестает действовать и должен подвергнуться последовательному реинжинирингу. Однако каким будет новый процесс для подготовки коммерческих предложений? И как быстро и экономично он должен быть реализован на практике?

1.1.2. Решение

Все внимание приковано к Ивану Дельному, у которого опять наготове совет и подходящие инструменты. Он обращается к технике сетей Петри и набрасывает с ее помощью основные этапы текущего процесса подготовки предложений. На основе этой простой для понимания графической модели выявляет слабые стороны существующего процесса. Поскольку он установил связь с совместно сформированными в ходе предшествующего анализа неформальными документами, ему играючи удается сделать всех присутствующих соучастниками такого инженерного, творческого подхода. Вместе они разрабатывают идею глобализации системы коммерческих предложений и даже моделируют ее с помощью сетей Петри.

Как это часто бывает, общая удовлетворенность и принятие довольно быстро уступают место скепсису. Конечно, вставляет кто-то, новый процесс выглядит убедительным, но дьявол скрывается в деталях. Это возражение Дельный также опровергает, поскольку выбранная им техника сетей Петри позволяет сколь угодно детализировать, обобщенные модели прорабатывая таким образом соответствующие тонкости. ИТ-директор тоже добавляет сомнений: мол, стоит ли тратить столько усилий на модель, которая, возможно, будет бесполезной для последующей ИТ-реализации. Дельный парирует, говоря об автоматизируемой реализации сетей Петри в исполняемых потоках работ и сервисах. Кто-то интересуется: будет ли новый бизнес-процесс также в состоянии справиться с пиками сезонных нагрузок или потребуется дополнительный персонал? Дельный рад этому вопросу, так как теперь он может пустить в ход основные силы его подхода на основе сетей Петри, и обещает прояснить подобные вопросы, с помощью имитационных исследований, и таким образом получить количественные результаты и визуализировать непосредственно в модели.

Бодрый удовлетворенно усмехается, однако втайне беспокоится о том, будет ли новый процесс подготовки предложений в самом деле рентабельным, то есть будет ли достигнуто так ценимое клиентами качество обслуживания и станет ли возможным сокращение затрат. Предусмотрительный Дельный догадывается об опасениях босса и спешит его успокоить. Средствами статического анализа и динамической имитации он может прямо на сетях Петри продемонстрировать эффекты затрат и выгод и таким образом предложить надежные прогнозы рентабельности будущего бизнес-процесса.

1.1.3. О чем собственно речь

Здесь мы покидаем обшитую благородным деревом переговорную, где царит уже совсем не такая напряженная атмосфера. Эта небольшая зарисовка ясно показывает, как важно в организационной работе применять эффективные приемы документирования и визуализации и дополнять их формальными инструментами моделирования. Предъявляемые к таким инструментам требования с точки зрения документирования, визуализации, анализа и имитации могут, однако, быть выполнены только при использовании мощных программных инструментов. Благодаря испытанной математической базе сети Петри предлагают идеальную платформу для инструмента поддержки и широкие возможности практического применения.

В глобализованном мире бизнес-процессы все чаще становятся краеугольным камнем любой организации. Почему так происходит? Объяснение сравнительно простое, если учесть, что любое изменение в организации неразрывно сопровождается изменениями ее бизнес-процессов. И как раз на глобальном рынке изменения находятся на первом месте в повестке дня: компании все чаще вынуждены адаптироваться к новым клиентам, конкурентам и бизнес-партнерам. Конкурентные преимущества все чаще достигаются не за счет лучших продуктов, а за счет более эффективных и более экономичных процессов. Короче говоря, бизнес-процессы превратились в дополнительный фактор производства.

1.2.1. Язык бизнес-сообщества

На этом фоне неудивительно, что сегодня не только от всех специалистов и менеджеров, но также и от ИТ-персонала, поставщиков и иногда даже клиентов компании (далее мы будем называть их в совокупности бизнес-сообществом) требуется иметь дело с бизнес-процессами. Совместно они вносят вклад в проектирование, анализ, документирование, исполнение и дальнейшую разработку бизнес-процессов. Конечно, это может получиться, только если возможна эффективная коммуникация между участниками. Для этого необходимо, чтобы внутри бизнес-сообщества употреблялся один и тот же язык и можно было забыть об отнимающих много времени и порождающих ошибки операциях по переводу.

Впрочем, а как это выглядит на практике? В порядке вещей расплывчатости, противоречия, недопонимания и пробелы в коммуникации. Каждая группа по интересам в бизнес-сообществе думает лишь о своем специфическом ви́дении бизнес-процесса: руководство сосредоточено на показателях эффективности, бизнес-специалисты помнят только о собственных бизнес-приложениях и процедурах, ИТ-специалисты мыслят в структурах программного и аппаратного обеспечения. Понятно, что проблемы взаимопонимания заранее запрограммированы.

Во многих организациях пытаются исправить ситуацию тем, что эксперты по моделированию «переводят» собранные бизнес-требования в процессные требования и обобщают их в огромные и очень сложные модели. Такой подход дает видимость профессиональности и продуктивности, и на самом деле такие «модели-монстры» часто получают одобрение всего бизнес-сообщества и формируют затем основу организационных изменений. То, что они не разобрались в последствиях «моделей-монстров», многие члены сообщества осознают впервые – и уже слишком поздно, – когда им приходится жить с организационными изменениями.

Рис. 1.1 показывает альтернативный подход, построенный на применении общего языка моделирования. Этот язык понимают все участники затронутого бизнес-сообщества и в идеале так же свободно на нем «говорят». Это означает, что в рамках коммуникации не требуются явные операции по переводу и каждый из участников самостоятельно может выполнить абстрагирование от специфического ви́дения группы, а также структурирование передаваемого содержания.

Какие условия должен выполнять такого рода универсальный язык моделирования? В первую очередь он должен быть простым в изучении и позволять быстро и успешно осваивать его даже неопытным пользователям. При этом он должен уметь полностью описывать все относящиеся к делу аспекты бизнес-процесса. Все это возможно только при наличии простого синтаксиса, который обходится минимально возможным количеством языковых элементов, а также тщательно определенной семантики, которая недвусмысленно регулирует употребление и интерпретацию этих элементов.

Если мы применим эти критерии к обиходным на практике языкам моделирования, сразу станет понятно, почему ими могут пользоваться только «эксперты»: при большом количестве элементов моделирования, главным образом «приправленных» пиктограммами (эффект узнавания должен означать простоту и облегчать понимание), предпринимается попытка во всех мыслимых прикладных областях передать наглядное отражение реальности. За такое разрастание синтаксиса приходится платить поразительно расплывчатым определением семантики.

Взгляд на смежную область моделирования данных демонстрирует ошибочность этого пути. Там вместе с реляционной моделью данных Теда Кодда и связанным языком запросов SQL в качестве отраслевого стандарта утвердилась математически обоснованная модель с синтаксически простым языком. Сети Петри также обладают этими «удачными особенностями»: простейший синтаксис с математически четко определенной семантикой, которые наряду с недвусмысленной интерпретацией элементов модели также включают в себя динамические свойства в форме переходов состояний. Таким образом, сети Петри предлагают разнообразные возможности для статического анализа и динамического имитационного моделирования. Введение в сети Петри в доступной форме вы найдете в главе 3.

1.2.2. Методы моделирования

Простота применения в сочетании с разнообразием возможностей использования – эти сильные стороны сетей Петри наилучшим образом раскрываются тогда, когда они составляют одно целое с испытанным методом моделирования. Метод регламентирует, когда сети Петри принесут пользу и каким образом. И он также регулирует, когда и как следует использовать анализ и имитационное моделирование и какие результаты с их помощью могут быть достигнуты.

Конкретный метод работы с сетями Петри в бизнес-сообществах представлен в главе 4 этой книги.

Продуктивная работа с сетями Петри и применение соответствующих методов немыслимы без поддержки программных инструментов. Инструменты обеспечивают соблюдение синтаксических правил, поддерживают методологические этапы и берут на себя задачи администрирования, документирования и использования созданного контента.

1.3.1. Развитие рынка

История проектирования бизнес-процессов на основе моделей тем временем возвращает нас назад более чем на 20 лет. После первых нерешительных начинаний в области средств автоматизированной разработки программного обеспечения (Computer-aided software engineering – CASE) моделирование бизнес-процессов пережило первый расцвет в контексте внедрения стандартных бизнес-приложений (SAP, приложения Oracle, PeopleSoft, Baan и т. д.). Помимо таких высокопрофессиональных инструментов, как ADONIS, ARIS, Bonaparte, Casewise и INCOME, на рынке появлялось все больше и больше низкотехнологичных средств, получивших развитие от простых графических программ, например Visio и iGrafx. Между тем сейчас мы наблюдаем второй расцвет, движущими силами которого, несомненно, служат темы управления бизнес-процессами (Business Process Management – BPM), разработка, управляемая моделями (Model Driven Development – MDD) и сервис-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture – SOA). Актуальные обзоры рынка показывают, что сегодня практически каждый поставщик прикладного и межплатформенного программного обеспечения может предложить по крайней мере один инструмент моделирования процессов.

Однако при ближайшем рассмотрении таких инструментов быстро выясняется, что они пригодны для использования в бизнес-сообществах только в ограниченном масштабе. Они требуют высокого уровня подготовки и навязывают пользователям образ действий, обусловленый не их нуждами, а особенностями программного средства. В большинстве случаев уровень сложности слишком высок (пример: многочисленность типов моделей в ARIS) либо ограниченные возможности абстрагирования уж слишком навязывают пользователю уровень реализации (пример: моделирование с BPMN), препятствуя важным творческим процессам моделирования. Но в «оправдание» подобных инструментов стоит отметить, что они возникли главным образом в то время, когда надобность участия целиком бизнес-сообществ в разработке бизнес-процессов еще не была признана и технические возможности для обеспечения продуктивной совместной работы (ключевое слово: Web 2.0) также еще не были в нашем распоряжении.

1.3.2. Horus: Бизнес-процессы для бизнес-сообществ