Предисловие.
В самом начале своей трудовой жизни мне посчастливилось работать с грамотными руководителями, которые посеяли зерно умного взаимодействия. Вопросы, которые рассматриваются в этой книге, неоднократно проверены на практике, работают как часы.
Идея написания этой книги возникла после неоднократных наблюдений ошибок в выстраивании отношений Босс и Секретарь. Своим друзьям бизнесменам пыталась объяснять на пальцах, как хорошо и как надо работать с секретарём.
Кто услышал, тот благодарен. Это краткое руководство к действию принесёт вам хорошие результаты. Оно не представляет из себя занудную книжку по делопроизводству, наоборот, делопроизводство показано как естественная часть жизни руководителя. Такая книга будет полезным подарком и руководителям, и секретарям, и менеджерам.
Все действия, описанные в этой книге, были неоднократно использованы в работе с руководителями различных уровней, результатом довольны все участники процесса.
Советы этой книги помогут не только руководителям и их секретарям, они будут полезны и для самоорганизации, чёткого планирования своих действий.
Делегирование и доверие – вот основа успеха во взаимодействии Босс и Секретарь.
Глава 1. Секретарь
Подбор кандидата.
Слово «секретарь» произошло от выражения «хранить секреты». На тайной королевской службе всегда был человек, который имел посвящение во все личные тайны главы государства.
Секретарь (лат. secretarius от secreto «отдельно, особо, тайно») – профессия, должность или звание, чин;
Личный секретарь – лицо, ведущее записи под диктовку, а также ведущее личную и деловую переписку другого лица;
Секретарь-референт – вспомогательная офисная должность; профессия организации делопроизводства.
Босс – хозяин или глава предприятия. Происходит от англ. boss – «хозяин, шеф, шишка», которое, в свою очередь произошло из нидерл. baas – «хозяин».
В англоязычных странах клерк – это служащий (конторщик, офисный работник, «белый воротничок»). В изначальном и более узком смысле – писец; служащий, исполняющий письменные работы.
До первой мировой секретарей имели практически все слои общества. Аристократам секретарь вёл переписку, контролировал порядок в документах и график присутствия на приёмах. У «деловых» секретари именовались клерками и полностью контролировали все письменные работы. Должность секретаря или клерка была очень престижной, на неё нанимали предпочтительно мужчин. Затем, начиная с первой мировой войны, постепенно должность секретаря стала практически женской, так как сказывалась нехватка мужчин.
В настоящее время должность секретаря имеет многочисленные названия, которые отражают нюансы обязанностей:
Машинистка;
Стенографистка;
Секретарь;
Офис-менеджер;
Администратор;
Администратор по персоналу;
Секретарь бухгалтера;
Исполнительный помощник;
Личный помощник;
Бизнес-администратор.
Работа руководителя и секретаря имеет общие задачи. Их деятельность имеет фокус в одном направлении. К примеру, необходимо подготовить доклад. Руководитель этот доклад пишет или «начитывает», а секретарь печатает и корректирует.
Руководитель и секретарь взаимосвязаны. Статус руководителя во многом зависит от его секретаря, так как хороший помощник всегда может представить своего босса в выгодном свете, в то время как посредственный секретарь даже идеальному руководителю сможет подпортить репутацию.
Руководитель любого уровня имеет большую нагрузку и поэтому он старается иметь такого секретаря, который в случае необходимости полностью его заменит.
Печальная тенденция в том, что руководители не могут найти себе хорошего помощника, а секретари не могут найти себе приличное место работы.
Для слаженной и плодотворной работы между руководителем и секретарем необходимо понимание. Требуется установить рабочее партнерство, в котором цели идентичны.
Как выбрать хорошего секретаря?
Для того, чтобы выбрать себе хорошего секретаря-партнера-помощника, необходимо честно ответить себе на два вопроса:
Зачем мне он нужен?
Какие функции будут входить в его обязанности?
Часто руководитель совершает большую ошибку в применении талантов нового сотрудника. На работу нанимается высококлассный специалист, но его энергия и сверх способности не применяются по назначению. Вместо творческой совместной деятельности руководитель озадачивает работника кофейно-чайными вопросами, вследствие чего секретарь не ощущает перспектив профессионального развития и увольняется.
Чтобы не было текучки кадров, перед наймом секретаря продумайте все требования к кандидату:
Какое направление вашего бизнеса?
Необходим ли опыт работы в вашей сфере?
Какие Ваши функции в организации и обязан ли претендент обладать умением использовать эти функции?
Ваш статус? Будет ли секретарь общаться с вашим руководством?
Вы руководитель. Потребуется ли секретарю общаться с вашими подчиненными?
Раскрыть секретарю общее понимание ваших клиентов, с которыми придётся иметь дело.
Какие ожидаются изменения в работе? Придётся ли секретарю принимать в них активное участие?
Какой административный уровень будет у секретаря? Необходимы ли будут знания: технические, статистические, финансовые?
Какой секретарь требуется, пассивный или активный? Пассивный исполняет только ваши прямые поручения. Активный сам готовит ваши отчеты, руководит вашими подчиненными и проводит тематические исследования.
Будет ли секретарь сам вести деловую переписку от вашего лица, или только под вашу диктовку?
Будут ли у секретаря обязанности, выходящие за границы ваших совместных задач и проектов?
Часто ли вы находитесь в офисе? Будет ли дозволяться секретарю принимать решения в ваше отсутствие? Или будет необходимо вести накопительную книгу, для согласования с вами всех мелких вопросов?
Каков объём документации, который придётся ежедневно обрабатывать секретарю?
Какие требования к уровню владения родным и иностранным языком.
Уровень конфиденциальности. Этот вопрос рассматривается подробно в самом начале вашего сотрудничества.
Будет ли ваш секретарь привлекаться к работе с другими руководителями, или вы имеете на него персональные права? Если да, то эти требования необходимо сразу обсудить.
Перспективы карьеры секретаря необходимо обсудить в самую первую очередь.
Какими видами редакторов и таблиц необходимо пользоваться вновь прибывшему работнику?
Необходим ли специалист с опытом или вы будете обучать партнера под свои требования?
И самое важное: если ваш предыдущий секретарь уволился, то объясните почему. Если причина в отсутствие карьерного роста, то существует вероятность потерять и нового сотрудника.
Для экономии времени при отборе претендентов, в названии должности необходимо отразить основные направления работы. В большом потоке «секретарей» вы можете пропустить нужного кандидата.
Как информировать о вакансии?
Отправить информацию о вакансии в центры занятости. В картотеках центра хорошая база специалистов.
Агентства по персоналу найдут нужного вам специалиста, экономя ваше время.
Прямое объявление о вакансии. Этот вариант самый долгий. Много резюме. Много собеседований. Но в результате вы выберете такого человека, с которым вам будет комфортно работать.
Собеседование
«Не нужно» работодателю в объявлении устанавливать ограничения по возрасту. У работников часто не стыкуются возраст и навыки (опыт). При возрастных ограничениях вы можете не охватить самых ценных кандидатов.
«Нужно» работодателю проинформировать претендентов об организации, её расположении, условиях найма на должность, уровне оплаты и характере работы.
Самое плодотворное собеседование проводится вместе с коллегой. Парные собеседования более объективны.
Как подготовиться к собеседованию?
Подготовьте список вопросов по должностным обязанностям. Не выясняйте биографию, главное поймите способности претендента.
Правильный подход на собеседовании: задавать всем претендентам одни и те же ключевые вопросы.
Каждый вопрос должен касаться ситуации, которая неожиданно возникает в процессе работы.
Задаем конкретные вопросы, а не гипотетические. Просим привести примеры из жизни.
Просмотрев автобиографию претендента, выберите не более двух фактов, по которым вы будете задавать вопросы.
Хорошая подготовка к собеседованию – это его готовый сценарий.
Сценарий собеседования
Представиться самому и представить напарника по собеседованию.
Обозначить характер работы.
Проработать список вопросов по работе.
Проработать список вопросов по автобиографии.
Обрисовать критерии и условия работы.
Спросить, есть ли вопросы.
Рассказать о ваших действиях: сколько ещё претендентов и в какое время вы сообщите о результатах собеседования.
Поблагодарить за визит.
Если будете проверять уровень подготовки, то предоставьте претенденту отдельное помещение, где он в спокойной обстановке выполнит порученные задания (машинопись, скорость, умение работать с редакторами и таблицами, навыки стенографии).
Наиболее эффективна проверка после собеседования.
Хорошее задание: составить памятку для секретаря, с задачами на день и основными обязанностями.
На каждого кандидата планируйте не менее двух часов.
Процесс собеседования
Лично встречайте претендента, по пути в офис вы установите непринужденную и доверительную атмосферу.
Следуйте сценарию, но не торопитесь. Необходимо время для неторопливых ответов.
В самом начале беседы необходимо показать рабочее место.
Не делайте поспешных выводов, особенно в самом начале диалога. Оценить способности человека за несколько минут невозможно. Прощайтесь с каждым как с будущим сотрудником.
Задачи после собеседования.
Дополните записи по проведенной беседе.
Обсудите способности претендента с напарником по собеседованию.
Со дня собеседования до оглашения результатов претенденту должно пройти не более одной недели.
Сохраняйте все анкеты и ваши комментарии по собеседованию. Они вам будут нужны в работе, если человек будет рассматриваться как кандидат на другую должность.
Рекомендательные письма
Важно перед собеседованием просить предоставить претендента рекомендации.
Рекомендательное письмо проще получить соискателю на должность, если он бывшему работодателю предоставит список вопросов, на которые необходимы ответы.
В рекомендательном письме для секретаря необходимо ответить на следующие вопросы:
Дата начала и окончания работы в организации;
Название должности;
Уровень зарплаты и премиальных;
Количество невыходов на работу за год, включая больничные;
Приняла бы организация работника повторно?
Служебные обязанности;
Оценка выполнения обязанностей по 10 бальной шкале;
Соответствовала ли работа способностям работника?
Соотношение административной работы и машинописной;
Подход к работе больше исполнительский или творческий?
Уровень полномочий?
Введение в должность
Кандидату отправьте приглашение на встречу и на ней детально ознакомьте с: условиями найма, датой и временем начала работы, требованиями к офисному стилю. На встрече необходимо подписать все обязательные приказы и инструкции. Детально проработать «Положение о конфиденциальности».
Глава 2. Управление временем
Эффективность в работе с секретарём
Секретарь очень эффективно экономит ваше время. Тот руководитель, который уже работал с личным секретарем, понимает сколько преимуществ даёт это взаимодействие.
Неправильная рабочая обязанность секретаря – это приготовление кофе, телефонные звонки и приглашение посетителей в кабинет. Этот подход не даёт получить все бонусы от личного помощника.
Самая важная задача секретаря: планирование рабочего времени руководителя.
Существует заблуждение, что ценность рабочего времени связана с высотой оплаты должности. Но в реальности получаете следующее: ваш секретарь печатает и корректирует вам отчёт, который вы будете завтра зачитывать на конференции, так вот в это время в этом моменте время секретаря намного ценнее вашего. Этот пункт взаимодействия важный. Руководитель, который ценит только своё рабочее время, оставляет работу для секретаря в последний момент. Этим он вредит сам себе.
Последствия этого действия будут следующими:
Секретарь будет работать постоянно сверхурочно, и быстро уволится.
Постоянные авралы.
Плохо выполненная работа, так как времени без обдуманного планирования катастрофически не хватит, ни руководителю, ни его секретарю.
Эта глава покажет все инструменты планирования времени. Проанализируем, как использовать рабочее время, как выстроить работу с секретарём, чтобы она была эффективной.
В планировании существует три основных момента, с учётом которых, вы всё будете успевать.
Первый момент – ведение ежедневника, второй момент – установление сроков и контроль за ними, третий момент – поведение при незапланированных перерывах (телефонные звонки, внеплановые посетители).
Ежедневник
Как вести ежедневник?
Многие ведут ежедневники, но часто этот действие получается неэффективным. Самая классика: планирование встреч, визитов, собраний. И часто получается так, что руководители хуже всех сотрудников ведут свои ежедневники.