Следование этим рекомендациям, основанным на многолетнем опыте, позволило мне на протяжении трудового пути занимать высшие должности и получить много высоких государственных наград и званий. Изначально они были адресованы руководителям высшего управленческого уровня, но в силу своей универсальности будут полезны любому, кто стремится строить успешную карьеру и работать эффективно.
Ценность предложенных практических и поведенческих рекомендаций заключается еще и в том, что они сформированы и собраны вместе в единый перечень, что делает их удобными для изучения и использования.
ШАГ 1. Организуй свою систему управления.
Разрабатывай и утверждай календарные программы и планы мероприятий по достижению целей, решению задач и проблем. Контролируя их исполнение постоянно и системно, всегда будешь видеть все цели, чтобы не отклоняться.
ШАГ 2. Создай свою систему текущей работы.
Установи целевые регулярные (еженедельные, ежемесячные, квартальные) оперативки, штабы, коллегии, советы и системные объезды территории и строек и др. объектов. Проводи их согласно плану, не срывая. Все сотрудники должны быть подчинены этой системе и знать, когда от них потребуется отчет, доклад или ответы на вопросы, это их организует.
ШАГ 3. Работай по расписанию.
Нормируй, ежедневно планируй и учитывай свою работу при ее надлежащей подготовке, веди ежедневник или «деловой блокнот». В любом виде планируй день по часам, неделю, месяц, год, чтобы всегда видеть, что сейчас и что впереди, на пути к намеченным целям.
ШАГ 4. Протоколируй совещания и переговоры.
Все совещания и переговоры проводи с ведением протокола в сжатом виде: фамилия, краткое поручение и срок исполнения (без преамбул и комментариев, все поручения должны быть сгруппированы пофамильно за ответственными).
ШАГ 5. Не затягивай совещания более одного часа.
Практика показывает, что за это время можно рассмотреть до 200 вопросов (см. Приложение № 1).
ШАГ 6. Учи подчиненных докладывать кратко и четко.
Не допускай пространных рассуждений и пояснений, если они не требуются. Кратко и четко отвечай и спрашивай сам: «Да», «Нет», «Почему?», «Новый срок».
ШАГ 7. Отчет по протоколу – только по невыполненным поручениям.
Доведи до сведения исполнителей, что на последующих совещаниях они должны докладывать только по невыполненным поручениям или вопросам особого контроля (см. Приложение № 1). Не давай много говорить и комментировать, если всё понятно.
ШАГ 8. Незамедлительно реагируй на проблемы на территории.
Узнав о проблеме на территории, реагируй немедленно. Оперативно давай поручения и обозначай срок их выполнения и доклада: по электронной почте, смс или звонком (в течение дня может возникнуть более ста вопросов и, если их решение откладывать, можно «утонуть»).
ШАГ 9. Проверяй выполнение каждого распоряжения.
Нужна безотказная система контроля и проверок с быстрым реагированием. В таком случае дела не упускаются, не теряются и реализуется процесс непрерывного управления.
ШАГ 10. Используй таблицы контроля.
К разработанным программам прилагай таблицу контроля за каждым пунктом по времени, поручи ее контролировать – это наглядно и всех дисциплинирует (см. Приложение № 2). С использованием современных информационных технологий это нетрудно.
ШАГ 11. Учи подчиненных упреждать о возможном невыполнении протокольного поручения.
Работник накануне дня отчета должен показать, что занимается, не забыл, но у него возникли некоторые трудности. Такое отношение снимет «накал» на предстоящем совещании.
ШАГ 12. Не спеши увольнять сотрудника.
Если сотрудник хронически слабо работает на сложном участке – сначала найди ему достойную замену. Нельзя иметь оголенный участок работы.
ШАГ 13. Поздравляй с личными датами, событиями.
Если узнал, что у кого-то из сотрудников важное событие или день рождения – сразу звони и поздравляй, даже если позже, или сделай это лично.
ШАГ 14. Умей говорить, разговаривать и слушать.
Молчаливый не заметен; учись говорить – в беседе или выступлении используй сравнения, приводи цифры и факты, предлагай решения и делай выводы.
ШАГ 15. Готовься выступить на всех совещаниях.
Даже в том случае, если твое выступление не запланировано, всегда будь готов к выступлению. Даже тогда, когда не удалось выступить, это помогает «быть в теме», мобилизует и заметно выделяет на фоне других сотрудников.
ШАГ 16. Выезжай лично на место происшествия.
Обязательно оперативно посещай место любой сложной ситуации или аварии, возникшей на территории. Это результативно и важно для принятия наиболее эффективного решения; когда ты лично выезжал на объект, то в деталях понимаешь ситуацию.
ШАГ 17. Приглашай вышестоящее руководство и гостей.
Находи повод приглашать кого-либо из руководства на территорию: на штаб, встречу, открытие, пуск, торжественное мероприятие и др.
ШАГ 18. Держи в курсе вышестоящее руководство.
Находи поводы, чтобы в порядке информации сообщить о решении тех или иных проблем любому вышестоящему руководителю, кого это касается. Слова «Разрешите доложить в порядке информации» – волшебные слова.
ШАГ 19. Проси совета.
Еще одна золотая фраза: «Разрешите посоветоваться». Это всегда хороший повод проинформировать руководство о многих делах и получить совет по вопросам, которыми занимаешься. Такое обращение легко принимается руководителем, потому что это даже не просьба, а уважительное подчеркивание его авторитета.
ШАГ 20. «На Ваше решение».
Также хорошо работает формулировка «На Ваше решение». Ее используют как при устном, так и при письменном обращении – это не просьба и поэтому, опять-таки, легко воспринимается.
ШАГ 21. Проявляй инициативу.
Предлагай инициативы, находи их и реализуй, находи и привлекай людей, которые выдвигают инициативы, взаимодействуй с ними, поддерживай их, они, как правило, «сдвигают горы». Инициативы украшают каждого руководителя и приносят пользу.
ШАГ 22. «Что вы предлагаете?»
Требуй на любой поставленный перед тобой вопрос – докладчиком, подчиненным или коллегой – предложить и обосновать до трех вариантов решения. Учи не переваливать на тебя поиск решений, т. е. свою работу; свое мнение можно добавить к предложенному. «Что вы предлагаете?» – золотые слова на любом совещании.
ШАГ 23. Предлагай варианты решения.
Докладывая вышестоящему руководству о проблеме, возьми за правило самому предлагать три варианта ее решения и сообщать об уже принимаемых мерах.
ШАГ 24. Будь внимателен к людям.
Уделяй особое внимание социальным проблемам: детям, школьникам, ветеранам, матерям, культуре, спорту, экологии. Это формирует бесспорное уважение к руководителю. Находи людей и организации, которые многое делают в этих направлениях, поощряй, стимулируй, превращай их в своих помощников.