День третий Прекратите составлять бесконечные списки дел
Бесконечными считаются те списки дел, из которых вы к завершению дня выполняете меньше половины записанного. Выходит, вы берете на себя слишком много.
Но не переживайте. Так поступают многие. И привычка эта обычно обусловлена одной из двух причин (либо обеими сразу).
Причина первая: вы либо переоцениваете количество времени, которое у вас есть в течение рабочего дня, либо недооцениваете количество времени, которое понадобится на ту или иную задачу. Оба обстоятельства ведут к одному исходу – вы не успеваете сделать все, что запланировали.
Причина вторая: вы включаете в один и тот же список все дела, которые приходят на ум. Неудивительно, что он разрастается у вас на глазах. В итоге к концу дня в вашем списке дел обнаруживается даже больше, чем было утром. Как тут не расстроиться!
Что забавно, планы затем и нужны, чтобы мы успевали больше. Вот только большинство людей снижают свою производительность, неграмотно составляя списки. Эта проблема настолько распространена, что многие знатоки в управлении временем призывают вовсе не составлять никаких списков (я против такого – и чуть позже объясню почему).
Как эта пагубная привычка вредит производительности
Бесконечные списки дел вредят производительности в нескольких аспектах. Во-первых, они пугают и удручают.
Большинство вдохновляется, когда выполняет ту или иную задачу, и расстраивается, если с ней не справляется. С этой точки зрения каждый список дел – сам по себе отдельная задача. А значит, по-настоящему вдохновить он способен лишь в том случае, если выполнить все задуманное до конца. Если останется хотя бы одно положение – ты, считай, не справился. В итоге список только и делает, что расстраивает владельца, из-за чего тот не может сосредоточиться и работать.
Во-вторых, мы сильнее переживаем, когда осознаем, что значительную часть задуманного на сегодня придется переносить на завтра. Легкое беспокойство способно, конечно, подталкивать к плодотворной деятельности, однако в больших количествах оно только вредит – и окончательно выбивает из колеи.
В-третьих, если раз за разом переносишь что-то на завтра, тяжелее распоряжаться временем. Ты не можешь предугадать, сколько времени займет та или иная задача.
К счастью, выполнив несколько простейших шагов, вы сможете создавать списки дел, которые будут не мешать, а помогать. Шагов этих семь, и внедрить их в свою жизнь вы сможете уже сегодня.
Какие предпринять шаги
1. Привыкайте отказывать себе (и окружающим). Списки дел разрастаются потому, что все время хочется добавить в них что-то еще. Записать новое положение – дело пары мгновений. Оттого и кажется, будто мы все успеем. Почаще запрещайте себе добавлять новые дела в план – чтобы тот разрастался как можно медленнее.
2. Оставляйте в списке только те задачи, выполнить которые необходимо по некой весомой причине. Иначе зачем растрачивать и без того ограниченное время и внимание? Прежде чем вписывать новое положение, ответьте на вопрос: а оно мне надо?
3. Оцените задачи в списке по степени важности. Используйте числа от одного до трех. Единица означает, что задача очень важная. Тройка – не особо.
После этого изучите еще раз те задачи, которым вы выставили тройки. Они помогут вам как-то продвинуться на пути к важнейшим жизненным целям? Если нет, смело вычеркивайте их из списка.
4. Ограничьте количество положений. К примеру, запретите себе записывать больше пяти. Ограниченное количество дел выполнить проще. Одно это вдохновит вас на то, чтобы справиться с поставленными задачами как можно скорее.
5. Начинайте со «слона». То есть с наиболее важной задачи. Выберите одну из самых значимых на сегодня, без которой не достичь некой цели. Можно также выбрать задачу, которая наверняка займет больше всего времени, вызовет больше всего трудностей, а потому привлекает вас меньше прочих.
Я случайно узнал о такой уловке благодаря Лео Бабауте[1], он сам, скорее всего, вдохновлялся Стивеном Кови. В общем, отдаю должное этим двум людям.
6. Установите для каждой задачи разумное ограничение по времени. Так работается быстрее. Существует закон Паркинсона, согласно которому «работа заполняет время, отпущенное на нее». Если выделите на задачу два часа, будете выполнять ее два часа. Если дадите себе 45 минут и поставите таймер, то наверняка справитесь за 45 минут.
7. Составляйте два списка. В первом ограничьте количество положений – и записывайте туда дела только на текущий день. Во второй – все, что приходит в голову.
При этом оценивайте дела во втором списке по степени важности. И время от времени проверяйте, не стоит ли выставить иную оценку каждой из задач.
Дополнительный совет
Если вам нравится отслеживать список дел через интернет, то очень советую сайт Todoist.com. Разобраться в нем несложно, а полезные опции позволят успешнее организовать деятельность в течение дня. Вы можете создавать разные списки, оценивать каждую из задач по степени важности, перемещать положения из списка в список, устанавливать сроки выполнения и расставлять разноцветные ярлычки, что очень удобно.
И самое важное. Сайт бесплатный.
