Программа должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. Составляется она лицом, ответственным за прием делегации, и утверждается руководством предприятия.
Программа должна быть обязательно согласована с соответствующими государственными органами.
Она должна включать в себя:
– вопросы встречи и проводов делегации;
– вопросы размещения в гостинице;
– вопросы материального обеспечения (питание, обслуживание, автотранспорт и т. п.);
– деловую часть;
– культурную часть программы (театр, экскурсии и т. п.);
– ответственных за проведение мероприятий.
Желательно до приезда согласовать программу с приезжающей стороной.
Практика показывает целесообразность предварительного инструктажа всех участников переговоров, проверки готовности к исполнению программы пребывания делегации, распределение между участниками переговоров вопросов, которые желательно выяснить в ходе встреч с иностранцами (например, вопросов для составления справки на фирму).
На этой же встрече необходимо распределить обязанности по обеспечению пребывания иностранной делегации (встреча в аэропорту или на вокзале, обеспечение гостиницей, питание, билеты в театр, экскурсии и т. п.).
Решение организационных вопросов целесообразно поручить одному из сотрудников протокольной группы.
В случае, если глава делегации прибывает с супругой, то принимающая сторона должна предусмотреть специальную программу или отдельные мероприятия в общей программе для супруги гостя и супруг лиц, сопровождающих его.
При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий деловой характер визита, во время пребывания делегации принято организовывать неформальные встречи, как хозяевам, так и гостям. Первая такая встреча организуется принимающей стороной.
Для того, чтобы гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу для нашей делегации, необходимо запланировать в программе один свободный вечер.
В программе каждого дня полезно оставлять свободное время для 2-го завтрака и личных дел.
Смета составляется по установленным нормам, подписывается руководителем переговоров и главным бухгалтером и утверждается руководством. После завершения визита составляется акт о выполнении сметы.