Порядок составления номенклатуры дел
Номенклатура дел составляется на основании некоторых внутренних документов организации, а также документов вышестоящих организаций и ведомств.
Такие документы, как устав или положение об организации, штатное расписание, помогут сформировать структуру номенклатуры дел, определить последовательность, в которой будут располагаться разделы номенклатуры в соответствии с названиями структурных подразделений (или направлений деятельности), помогут понять их основные функции и задачи.
Состав документов организации, их содержание отражают учетные формы.
Номенклатура дел за прошлый год и описи содержат информацию о делах, которые были заведены прежде в процессе деятельности организации.
Типовые и ведомственные перечни, типовые, примерные номенклатуры помогут правильно определить виды и сроки хранения документов, сгруппировать их в дела.
В законах и других нормативно-правовых актах закреплены требования к оформлению, учету, использованию и хранению документов, права, обязанности организаций – источников комплектования и др., а также подробно и четко описаны процессы работы с документами, этапы их разработки, согласования и утверждения. Также в некоторых из них прописаны сроки хранения документов, формирующихся в определенной сфере деятельности.
Как составить и утвердить номенклатуру, с кем согласовывать, должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, учитывая её организационную структуру, специфику деятельности и подчиненность.
После того, как принято решение о разработке номенклатуры дел, создается приказ (распоряжение) руководителя организации или уполномоченного им лица. Приказ составляется в произвольной форме. В документе нужно указать, на кого возложена разработка номенклатуры, кто контролирует данный процесс, а также сроки исполнения. В преамбуле обозначается цель разработки, смысл, зачем издается приказ. Сформулировать можно по-разному: «Во исполнение архивного законодательства», «В целях правильного формирования дел», «Для обеспечения правильного формирования, учета и хранения документов организации» и т. д.
Разработка номенклатуры дел проходит в несколько этапов:
1) Разработка классификационной схемы. Проще говоря, необходимо начать с разделов, из которых будет состоять номенклатура. Их названия и последовательность расположения формируются исходя из штатного расписания организации. Т. е. названия разделов номенклатуры соответствуют названиям структурных подразделений в штатном расписании. Также можно использовать для разработки структуры номенклатуры дел классификатор структурных подразделений при наличии такового. Названием первого раздела является название того отдела или службы, где находится документация руководства организации, нормативно-правовые документы. Это может быть служба документационного обеспечения управления, отдел делопроизводства и т. п. Если в организации нет структурных подразделений, то разделы формируются в соответствии с управленческими функциями или по направлениям деятельности. Например, организационно-распорядительная деятельность, управление персоналом, группа дел по бухгалтерскому учету, охрана труда и др.
2) Определение состава документов для включения в номенклатуру. Чтобы составить номенклатуру дел, необходимо изучить содержание и состав документов в структурных подразделениях организации, её совещательных, коллегиальных, временно и постоянно действующих органах (например, экспертных, методических комиссиях, и др.) На данном этапе целесообразно воспользоваться примерной номенклатурой дел либо руководствоваться типовой при наличии. В номенклатуру дел включаются названия всех дел, которые формируются в организации на документированных участках работы. Также вносятся названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме (при наличии таких дел).