Три инструмента, которые помогут победить хроническую нехватку времени
Знакомо ли вам ощущение, что поток дел не иссякает ни на минуту и вы никак не можете его остановить? Бывает ли, что задачи обрушиваются лавиной – и вы чувствуете, что перестали справляться с ситуацией? Все мы порой выбиваемся из сил, хватаясь за все подряд и боясь что-то упустить. К этому подталкивает и современный ритм жизни: скорее, скорее, вокруг столько возможностей, не упустите. Но вот парадокс: чем больше мы делаем, тем больше остается незавершенного. И в какой-то момент возникает чувство, что мы утратили баланс и на самих себя времени уже не остается. Если ничего не изменить, катастрофа неизбежна: загнанность, разочарование, выгорание.
К счастью, справиться с объемом дел и входящим потоком информации можно. Правда, волшебных средств никто еще не придумал, но действенные инструменты есть. Чтобы научиться их использовать, придется потрудиться, но мы же готовы приложить силы, если старания окупятся в дальнейшем? Авторы книги дают рекомендации, которыми можно воспользоваться сразу же. И даже если вы не тонете в делах, эти советы помогут вам эффективнее управлять своим временем и больше успевать. Применяйте описанные в нашем обзоре инструменты, если хотите:
разгрести завалы;
разобраться с незавершенными задачами;
сконцентрироваться на том, что действительно важно;
получать удовлетворение от работы и при этом оставлять время для себя.
Почему мы делаем все, но не успеваем ничего
Высокие технологии сильно облегчили нам жизнь, но одновременно загнали нас в ловушку парадокса эффективности. Что это значит? Нескончаемый поток информации постоянно ставит нам задачи, которые совсем необязательно важны. Пытаясь его упорядочить, мы тратим массу энергии, которую могли бы расходовать с большей пользой. Сегодня, когда с любым человеком можно связаться из любой точки мира, нам одновременно и проще, и труднее добиваться выдающейся эффективности и чувствовать удовлетворение. Объем информации, который мы должны обработать, увеличился в сотни раз. Вспомните, сколько мессенджеров вы используете. Вряд ли обходитесь всего одним. А сколько писем упало в папку «Входящие», пока вы читаете наш обзор? Кажется, что быть успешным сегодня – значит, просто решать большинство задач, а не профессионально делать свою работу. Безумный ритм, поддерживаемый современными технологиями, настолько изменил нашу жизнь, что чувство перегруженности стало практически постоянным.
Дело в том, что наше внимание постоянно рассеивается. Входящих сигналов столько, что, не успеваем мы обработать один, как поступают еще десять. Звонки, оповещения, sms сыплются на нас словно из рога изобилия. Если мы ищем в интернете нужную информацию, в борьбу вступают маркетологи и новостные агентства. Баннеры, всплывающие окна, гиперссылки появляются на каждой странице и заставляют нас переключаться и отвлекаться. Результаты исследования, которое американская компания FranklinCovey проводила в течение шести лет, показали: 40% времени, внимания и энергии люди тратят на несущественные или неуместные задачи. Это самая обширная статья скрытых затрат в современных компаниях. Фактически 40% зарплаты их сотрудники получают за то, что занимаются посторонними делами – но не всегда по своей воле. Отвлекающих факторов и задач столько, что расставить приоритеты и упорядочить этот поток просто некогда. Но есть проверенные инструменты, которые помогают управлять решениями, временем и энергией.
Инструмент 1. Матрица срочности и важности
Для начала разберемся, что считать срочным, а что – важным. Срочное – то, что, как вам кажется, надо сделать немедленно – независимо от того, влияет оно на результат или нет. Важное – то, что имеет серьезные последствия для результата. В зависимости от этого задачи попадают в один из четырех квадратов (рисунок 1). Давайте посмотрим, как мы действуем в каждом из них, что вкладываем, что получаем на выходе и – самое главное – как загоняем себя в те или иные обстоятельства. Сначала обсудим квадраты, в которых мы менее эффективны, а самый успешный квадрат 2 оставим напоследок.
Рисунок 1
Матрица управления задачами в зависимости от их срочности и важности
ВАЖНО
Квадрат 1
НЕОБХОДИМОСТЬ
Критические ситуации
Экстренные совещания
Горящие проекты
Неотложные проблемы
Непредвиденные события
Квадрат 2
ВЫДАЮЩАЯСЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Проактивная работа
Высокоэффективные цели
Творческое мышление
Планирование
Предупреждение проблем
Выстраивание отношений
Обучение и восстановление сил
НЕВАЖНО
Квадрат 3
ОТВЛЕЧЕНИЕ
Неоправданные отвлечения
Ненужные занятия
Бесполезные совещания
Незначительные проблемы других людей
Несущественные письма, звонки, посты в соцсетях и т. п.
Квадрат 4
БЕСПОЛЕЗНАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ
Пустая работа
Уклонение от работы
Бесцельный просмотр телепрограмм, блуждание по интернету, игры
Сплетни
СРОЧНО
НЕСРОЧНО
Квадрат 1. Необходимость
Здесь оказываются задачи, которые нельзя откладывать ни на минуту, иначе последствия будут разрушительными. Это дела, которые появляются непредсказуемо: звонок разочарованного клиента, поломка сервера, срочное задание руководителя. Причем это необязательно негативные происшествия – необходимостью может быть и благоприятная возможность, которой надо воспользоваться незамедлительно.
Дела из квадрата 1 дают ощущение эффективности и требуют энергии. Но они могут привести к выгоранию, если задержаться здесь надолго. Невозможно постоянно работать в кризисных условиях. Тот, кто все время решает внезапные проблемы, испытывает сильный стресс. Конечно, с обстоятельствами не поспоришь, но в квадрате 1 вы не всегда поступаете наилучшим образом и добиваетесь высоких результатов.