Executive Guide to E-mail Correspondence
Английский в e-mail: как писать деловые письма
Английский в e-mail отличается от языка, который обычно учат в школе и видят в прессе. Основная задача деловой переписки – быстрый обмен информацией. Язык, который тут применяется, намного ближе к разговорной речи. Здесь используют будничные интонации и краткие фразы, которые могут иногда состоять и из одного слова.
Автор книги Дон-Мишель Бод – писательница, специалист по коммуникациям, сотрудник журналов Reader’s Digest и Vogue. С 2000 года работает в IBM Corp. в качестве консультанта по письменной коммуникации. Имеет степени MA, MFA, DEA и Ph.D. Преподает в Американском университете Парижа.
Правила, о которых мы расскажем в нашем обзоре по книге Дон-Мишель Бод, можно применять к любой деловой переписке, а не только к переписке на английском. Вы узнаете, как составлять грамотные, понятные и лаконичные деловые письма.
Чтобы письма e-mail соответствовали своему жанру, важно соблюдать несколько общих правил.
Главная мысль письма должна быть сформулирована в первом предложении. Предмет обсуждения должен быть определен в самом начале письма. Деловая переписка – это не место, где стоит сохранять интригу или сбивать адресата с толку.
Короткие абзацы. Короткие абзацы не только лучше смотрятся на экране монитора, но и более удобны для чтения. Кроме того, они показывают, что автор постарался разбить текст на небольшие удобоваримые кусочки. Идеальный абзац не должен состоять больше, чем из трех предложений.
Пустые строки между абзацами помогают адресату ориентироваться в тексте. Плотный текст вынуждает читателя не к беглому просмотру письма, а к въедливому изучению текста фраза за фразой. Такое чтение требует много времени и сил, в то же время пустоты помогают управлять концентрацией внимания. Читатель летит по тексту электронного письма на всех парах, выхватывая значимые детали.
Заголовки у разных фрагментов текста сделают письмо удобным для просмотра. Заголовки служат для адресата путеводной нитью, показывают, в каком порядке следует читать этот текст. Можно снабдить абзацы заголовками, которые дают понять, о каких этапах процесса идет речь – «Problem», «Analysis», «Solution». Или можно использовать парные заголовки: «Assets» / «Liabilities» или «Action» / «Outcome». Заголовки дают читателю понять, какие части текста нужно читать внимательно, а какие достаточно пробежать глазами. Причем заголовки должны быть краткими, ведь они не подменяют текст.
Абзац должен начинаться с самого важного, затем уже подробности. Абзац делового письма часто начинается с общей или самой важной мысли, затем содержит частности и второстепенные вопросы. Разумеется, изложение не всегда идет от общего к частному или от главного к менее важному. Но в любом случае адресат первым делом смотрит на начало абзаца.
Если вам хочется завуалировать замечание, которого не избежать, спрячьте его в четвертом предложении третьего абзаца.
Использование предложения из одного слова. В том числе из-за электронной корреспонденции, грамматистам все сложнее становится определить, что такое предложение. Фактически наблюдается замена структур письменной речи разговорными. Предложения из одного слова широко используются в e-mail: «OK?», «Yes», «Wrong» и другие.
Фразы должны иметь простую структуру: начиная с подлежащего, затем сказуемое и дополнение. Кроме правильного порядка слов учтите, что активная форма глагола бодрит. Пассив делает фразы тяжелыми и запутанными. Поэтому постарайтесь трансформировать такие предложения в активный залог. Как опознать пассив? Фразы с пассивной формой глагола содержат подлежащее, которое не совершает действие, а подвергается воздействию, глагол to be и предложные обороты со словами by или in в конце.
Не бояться местоимения «I». Вопреки тому, чему нас учили в школе, употреблять местоимение I в деловой переписке – стандартная практика. Вы словно занимаете место за рулем, а сама фраза становится более выразительной и энергичной. Использование личного местоимения позволит застолбить за вами ваше авторство. Кроме того, вы упрочите взаимоотношения с собеседником, поскольку I предполагает you за другим экраном монитора. Такой подход напоминает читателю, что вы коллеги и работаете на общее дело.
Использование простых, всем известных слов. В деловой переписке толковый автор использует, по возможности, короткие фразы и общеизвестную лексику. «Perspicacious» – отличное слово, но в деловом письме лучше сказать «sharp». Задача – не поразить адресата умением выражать оттенки смысла, а донести свою мысль. Читатель не должен думать: «Кажется, я где-то уже видел это слово», – а читать текст без остановки.
То же самое касается и времен. Английский язык имеет немало сложных глагольных конструкций. Вам нужно донести, что клиент звонил. Так ли важно, когда и как долго? Поэтому почти для всех случаев годится простое прошедшее или настоящее. Без сложных форм, к тому же, у вас будет намного меньше шансов наделать ошибок в письме.
Общий лаконичный стиль. Выражения и обороты, привычные в бумажной корреспонденции, в e-mail выглядят странно. Так, вместо слов «yours very truly» лучше написать просто «regards». В электронной корреспонденции на первое место выходит умение эффективно донести информацию, а не красивый слог и соблюдение социальных условностей. Во многих компаниях сегодня прослеживается тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма.
Ограничить количество специальной лексики. Профессиональный жаргон бизнеса может оттолкнуть даже компетентного адресата. Жаргон вызывает отвращение, а незнакомые термины окончательно отбивают желание вникать в написанное. Если использование специальной лексики необходимо, разбейте такой текст на небольшие кусочки. Такой формат воспринимается гораздо проще.
Избегать сокращений, принятых в чатах и СМС. В e-mail уместны сокращения. Поэтому «I’ll», «he’s» и т.п. будут в порядке вещей. Однако официальная документация, в том числе выговоры, не допускают их использования. «He will not» звучит внушительнее, чем «he won’t».
Не использовать неуместные визуальные эффекты и другие способы украшения письма. Не относитесь к прописным букам, как к украшениям. Они помогут вам сделать текст понятным. Правильное употребление заглавных букв покажет, что вы владеете нормативным языком и знаете правила. Если текст написан исключительно прописными буквами, вас, скорее всего, примут за лентяя.