Настоящий регламент определяет порядок планирования развития и сопровождения системы SAP, а также порядок инициации внедрения решений SAP в ОАО «Формула».
Данный регламент действует на основании существующих документов:
• Стандарта «Система сценарного планирования финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на трехлетний период»;
• Положения «О бюджетном управлении в ОАО «Формула;
• Временного положения «О руководителе проектов SAP и систем управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула»;
• Положения об Управляющем совете по проектам SAP Business Suite и прочим системам управления корпоративными ресурсами ОАО «Формула»;
• Положения о порядке отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов по приобретенным правам пользования и расходов на техническое сопровождение программного обеспечения SAP.
Целями документа являются:
• определение участников процесса планирования развития и сопровождения системы SAP;
• регламентация взаимодействия и разграничение ответственности участников процесса планирования развития и сопровождения системы SAP;
• регламентация инициации внедрения решений SAP.
Исходными целями планирования развития и сопровождения системы SAP в ОАО «Формула» являются:
• своевременное обеспечение развития системы корпоративного управления с использованием программных продуктов компании SAP на предприятиях Группы компаний «Формула» необходимыми ресурсами и средствами;
• обеспечение соответствия направлений развития системы корпоративного управления с использованием программных продуктов компании SAP на предприятиях Группы компаний «Формула» общей стратегии развития ОАО «Формула»;
• определение приоритетных направлений развития системы корпоративного управления с использованием программных продуктов компании SAP на предприятиях Группы компаний «Формула»;
• повышение качества принимаемых управленческих решений на всех уровнях развития системы SAP;
• своевременное документирование работ по планированию внедрения решений SAP и сопровождения системы SAP.
На этапе планирования развития и сопровождения системы SAP решаются следующие задачи:
• проведение обследования предприятия, описание действующих бизнес-процессов по направлениям деятельности и разработка ТЗ по планируемым проектам;
• оценка необходимых инвестиций и ресурсов для реализации стратегии развития системы SAP в ОАО «Формула» и общее бизнес-обоснование, в том числе:
• определение и количественная оценка затрат на реализацию решений SAP;
• составление бюджета развития и сопровождения системы SAP;
• описание результатов внедрения решений и обоснование их экономической эффективности;
• разработка подхода к реализации стратегии ОАО «Формула» в области развития и сопровождения системы SAP;
• разработка плана-графика реализуемых и планируемых к реализации решений в области развития и сопровождения системы SAP.
Основой долгосрочного планирования развития и сопровождения системы SAP в ОАО «Формула» является формирование Концепции развития системы SAP и бюджета развития и сопровождения SAP на № лет, показатели которых включаются в базовый прогноз финансово-хозяйственной деятельности Компании на трехлетний период.
Концепция является основополагающим документом при организации и ведении решений внедрения и сопровождения системы SAP.
Концепция разрабатывается и изменяется в соответствии со стратегией развития ОАО «Формула».
На основе Концепции в ОАО «Формула» осуществляется стратегическое планирование работ по внедрению и сопровождению системы SAP с горизонтом планирования 3 года, а также оперативное годовое планирование.
Результаты работ по внедрению и сопровождению системы SAP оцениваются с точки зрения достижения целей и выполнения задач, сформулированных в Концепции.
Концепция развития системы SAP состоит из:
• текстового описания, включающего описание:
• принципов построения и развития системы SAP;
• целевой модели и архитектуры системы;
• программы развития системы;
• карты решений;
• план-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию.
Карта решений и план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию актуализируются и обновляются ежегодно в срок до 28 февраля текущего года.
Внесение изменений в Концепцию осуществляется в следующем порядке.
В ходе реализации решений SAP в Группе компаний «Формула» текст и разделы Концепции могут изменяться и дополняться по согласованию с Управляющим советом по проектам SAP.
Ежегодно сотрудники Службы проектов SAP осуществляют сбор предложений по внесению изменений в Концепцию и замечаний по изменению стратегии в области развития системы SAP от:
• генерального подрядчика в области внедрения системы SAP;
• генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP;
• компании SAP AG.
При формировании (обновлении) Концепции также учитываются план реорганизации компании и предложения служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений ОАО «Формула» и, сотрудников Службы проектов SAP, которые формируются в ходе выполнения работ по реализации Концепции развития SAP.
Сотрудники Службы проектов SAP подготавливают запрос о необходимости внесения изменений в Концепцию развития SAP, который направляют по электронной почте или САДД и ЭД «Дело» Генеральному подрядчику в области внедрения и генерального подрядчика в области поддержки и сопровождения системы SAP. Которые в свою очередь организуют разработку предложений по внесению изменений в Концепцию развития SAP и направляют их по электронной почте или САДД и ЭД «Дело» сотрудникам Службы проектов SAP. Изменения могут быть внесены как в общую структуру Концепции, так и в каждый ее раздел в частности.
Предложенные изменения обсуждаются совместно сотрудниками Службы проектов SAP и специалистами подрядных организаций:
• если предложенные изменения не вызывают противоречий ни одной из сторон, то Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP обновляет Концепцию и передает ее Службе проектов SAP;
• если предложенные изменения вызывают противоречия, то организуется совещание, на котором принимается согласованное решение о необходимости доработки Концепции Генеральным подрядчиком в области внедрения. Обновленная Концепция проходит повторное обсуждение, и далее передается Генеральным подрядчиком в Службу проектов SAP, которая обеспечивает ее согласование Управляющим советом SAP и утверждение Председателем Управляющего совета SAP.
Утвержденная обновленная редакция Концепции развития SAP публикуется в библиотеке нормативных документов компании.
Согласно сетевому графику разработки прогноза финансово-хозяйственной деятельности, инвестиционной программы и бюджета ОАО «Формула» Служба проектов SAP формирует бюджет развития и сопровождения системы SAP и представляет в экономическое управление прогнозные показатели, разработанные с учетом утвержденной Концепции.
Целью формирования бюджета развития и сопровождения системы SAP на № лет является предварительная оценка стоимости выполнения работ по реализации проектов и сопровождению систем.
Формирование бюджета развития и сопровождения системы SAP на № лет осуществляется следующим образом.
На основании утвержденной Концепции развития системы SAP в январе текущего года Служба проектов SAP формирует запрос на проведение стоимостной оценки плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на № лет, и отправляют его в адрес подрядных организаций.
В соответствии с полученным запросом подрядные организации в срок до 28 февраля текущего года производят предварительную оценку стоимости реализуемых и планируемых к реализации проектов и услуг по сопровождению систем, находящихся в промышленной эксплуатации, в формате шаблона бюджета развития и сопровождения SAP на № лет (Приложение 3.1).
Подрядные организации представляют Службе проектов SAP:
• для обоснования стоимости проектов:
– укрупненные планы-графики проектов;
– расшифровки трудозатрат;
• для обоснования стоимости поддержки действующих систем:
– экспертные оценки с учетом развития системы и перевода изменений в промышленную эксплуатацию;
– стоимости поддержки действующих систем за предыдущие периоды.
После экспертизы и согласования полученной документации Служба проектов SAP в срок до 30 марта формирует бюджет развития и сопровождения SAP на № лет, согласовывает его Руководителем проектов SAP и утверждает Куратором проектов SAP.
В марте текущего года Служба проектов SAP включает утвержденные данные бюджета развития и сопровождения SAP в формирование бюджета Службы на № лет и, согласно Стандарту «Система сценарного планирования финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на трехлетний период», в срок до 15 апреля текущего года представляют в экономическое управление рассчитанные прогнозные показатели для формирования базового прогноза финансово-хозяйственной деятельности ОАО «Формула» на № лет.
Бюджет развития и сопровождения системы SAP на № лет уточняется ежегодно с учетом выполненных задач.
Для формирования годового бюджета развития и сопровождения системы SAP Служба проектов SAP на основании календарного плана-графика реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию на № лет, и с учетом текущего состояния работ по внедрению проектов и сопровождению систем формируют план-график проектов и систем на планируемый год.
Ежегодный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию включает:
• проекты, инициация которых предполагается в планируемом году в соответствии с утвержденной Концепции развития системы SAP;
• активные проекты, которые к концу планируемого года будут завершены;
• активные проекты, которые к концу планируемого года не будут завершены, с указанием планируемых к достижению на конец декабря следующего года параметров;
• принятые на сопровождение системы SAP.
С целью уточнения календарного плана-графика проектов и систем на планируемый год Служба проектов SAP в срок до 15 февраля текущего года формирует запрос с указанием плановой стоимости, подразделений, участвующих в проектах, предполагаемого количества пользователей и планируемых сроков реализации проектов (Приложение 3.2) и направляет его подрядным организациям по электронной почте или САДиЭД «Дело».
В срок до 28 февраля текущего года подрядные организации формируют и отправляют в Службу проектов SAP укрупненные календарные планы-графики для консолидации в ежегодный календарный план-график реализации проектов и ввода систем в промышленную эксплуатацию. К планам-графикам прикладываются документы с укрупненным описанием технических требований к обеспечению проектов (Приложение 3.3).
Служба проектов SAP консолидирует полученные от подрядных организаций данные и формирует ежегодный сводный уточненный календарный план-график, согласовывает его с Руководителем проектов SAP и утверждает Управляющим советом по проектам SAP.
Далее Служба проектов SAP отправляет утвержденный сводный календарный план-график и документы с описанием технических требований к обеспечению проектов Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP.
Утвержденный ежегодный сводный календарный план-график является основанием для формирования Службой проектов SAP и отправки подрядным организациям запроса на подготовку пакета технико-коммерческих предложений.
Получив запрос на формирование пакета ТКП, подрядные организации проводят экспресс-обследование планируемого функционала или подразделения, на котором планируется внедрение функционала.
В случае планирования проекта, связанного с тиражированием системы, проводится обследование с целью выявления новых бизнес-процессов.
Со стороны Заказчика и Исполнителя назначаются сотрудники, ответственные за проведение обследования и сбор информации.
Сотрудники подрядных организаций проводят интервью с ключевыми пользователями ОАО «Формула», владельцами бизнес-процессов, и на основе полученной информации формируют:
• отчет об обследовании, содержащий выводы по текущему уровню автоматизации рассмотренных функциональных областей, выводы о целесообразности автоматизации;
• ТЗ, в котором фиксируются:
– назначение и цели внедрения решения;
– характеристика объекта автоматизации;
– требования к системе:
требования к системе в целом (к структуре и функционированию системы; требования к пользователям системы; требования к надежности; требования к эксплуатации и техническому обслуживанию системы; требования к защите информации от несанкционированного доступа и т. д.);
требования к функциям (задачам), выполняемым системой;
– требования к видам обеспечения;
– содержание и состав работ по настройке системы;
– порядок контроля и приемки системы (виды тестирования, состав и объем тестирования, методы тестирования и фиксация результатов проведения тестирования, состав рабочей группы тестирования);
– требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации и вводы системы в действие;
– требования к документированию;
– источники разработки ТЗ;
– реестр бизнес-процессов (бизнес-операций) по функциональным областям с указанием ключевых пользователей и владельцев бизнес-процессов, ответственных за постановку задач по соответствующим бизнес-процессам, а так же согласование и приемку результатов по проектированию данных бизнес-процессов.
Отчет об обследовании и ТЗ по планируемым проектам являются основанием для разработки ТКП. Также при разработке пакета ТКП используется информация, полученная в результате:
• обсуждения имеющихся требований к совершенствованию и оптимизации системы SAP с ключевыми бизнес-пользователями;
• проведения интервью и рабочих встреч с Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP;
• изучения материалов по аудиту действующих систем SAP, проведенному компанией SAP AG, аналитических статьей о текущем и перспективном развитии ОАО «Формула» и информации официального web-сайта ОАО «Формула».
ТКП должно содержать верхнеуровневое описание проекта, архитектурные решения, описание предлагаемой организации всех работ по проекту в рамках Концепции, в том числе:
• общую информацию о Генеральном подрядчике;
• основания для разработки ТКП/подготовки тендерной документации;
• объем проекта (функциональный, организационный, географический);
• методологию внедрения;
• описание результатов услуг по этапам;
• проектные роли и обязанности;
• требования к проектной команде со стороны ОАО «Формула»;
• условия, ограничения и риски;
• сроки проекта;
• стоимость проекта;
• предварительный план-график реализации проекта;
• шаблон типового договора (если требуется);
• иную, требуемую в рамках тендера, документацию.
Дополнительно для анализа и оценки предоставляются резюме предполагаемых членов проектной команды.
Подрядчики представляют пакет ТКП Службе проектов SAP в виде презентации, который оценивается Службой на предмет глубины проработки и соответствия потребностям компании. Кроме того оценивается компетенция проектной команды подрядчиков (оценка резюме), при анализе стоимости в т. ч. учитываются ставки консультантов.
Для согласования и утверждения пакета ТКП Служба проектов SAP организует совещание с участием подрядных организаций, по итогам которого фиксируются с разбивкой по каждому проекту:
• организационно-географический и функциональный объемы проектов;
• этапы и сроки проектов;
• организационная структура проектов, общее количество консультантов по проектам;
• квалификация и источник людских ресурсов от Заказчика и Исполнителя;
• предварительная оценка стоимости проектов;
• состав исполнительного комитета для координации работ по проектам;
• лицо, ответственное за проведение подготовительных работ;
• решение о подготовке приказа «Об организации проекта».
На основании:
• пакета предложенных подрядными организациями ТКП;
• ежегодного сводного календарного плана-графика проектов и систем SAP;
• бюджета Службы проектов SAP на развитие и сопровождение системы SAP, сформированного в предыдущем периоде;
• предложений по приобретению лицензий;
• внутренних пожеланий служб исполнительного аппарата
Служба проектов SAP в срок до 30 марта формируют годовой бюджет развития и сопровождения SAP (Приложение 3.4).
Годовой бюджет развития и сопровождения SAP согласовывается Руководителем проектов SAP и утверждается Куратором проектов SAP.
Показатели утвержденного годового бюджета развития и сопровождения SAP включаются в процессы формирования годового бюджета Службы проектов SAP, формирования плана затрат и заявки на включение в БДПС.
Для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP в ОАО «Формула» на планируемый год, в соответствии с утвержденным ежегодным календарным планом-графиком проектов и систем SAP, Служба проектов SAP направляет Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP запрос на проведение sizing-экспертизы технической архитектуры системы.
Если для выполнения экспертизы необходимы дополнительные сведения, отсутствующие в плане-графике проектов и систем, ГПС инициируют и отправляют в Службу проектов SAP запрос на предоставление требуемой информации.
После проведения экспертизы технической архитектуры системы (без увеличения оборудования или с увеличением оборудования), ГПС отправляет в Службу проектов SAP график предоставления оборудования (Приложение 3.5).
На основании полученного графика Служба проектов SAP формирует и отправляет в отдел управления сервисами ОАО «Формула» запрос на развитие инфраструктуры системы SAP.
Для реализации запроса на развитие инфраструктуры отдел управления сервисами:
• формирует план мероприятий по совершенствованию инфраструктуры;
• осуществляет планирование и расчет необходимых вычислительных мощностей, для обеспечения реализации новых проектов и поддержки систем, находящихся в промышленной эксплуатации;
• проводит аудит технических характеристик каналов передачи данных и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP);
• проводит аудит технических характеристик оборудования рабочих мест и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP).
Срок исполнения полученного запроса не должен превышать 30 дней.
Отдел управления сервисами оформляет все принятые решения отчетом о выполнении запроса на развитие инфраструктуры и вместе с указанием суммы, определенной по проектам SAP (с уточнением направлений расходования) в бюджете отдела, передают Службе проектов SAP для согласования.
Обсуждение и определение текущих возможностей и дополнительной потребности в вычислительных ресурсах может происходить в рамках технических совещаний по вопросам обеспечения вычислительными мощностями Центра обработки данных системы SAP на планируемый год.
Утвержденный годовой бюджет развития и сопровождения SAP является основанием для планирования экономики Службы проектов SAP, в том числе для формирования плана списания затрат (Приложение 3.6).
План списания затрат формируется ежегодно в срок до 15 апреля года, предшествующего планируемому году.
Общие затраты по внедрению и сопровождению решений SAP рассчитываются путем консолидации затрат по проектам и системам.
Списание затрат на услуги по внедрению и сопровождению системы SAP осуществляется следующим образом:
• затраты на внедрение решений SAP относятся на расходы будущих периодов до передачи проекта в промышленную эксплуатацию. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по исполнительному аппарату ОАО «Формула» (ИА), относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по структурным подразделениям, относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА до передачи проекта в опытно-промышленную эксплуатацию. Передача структурным подразделениям и списание данных затрат производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP в данном структурном подразделении. Списание производится равными долями в течение 5 лет;
• расходы на сопровождение и управление изменениями действующих систем, затраты на SAP Support списываются единовременно.
Составление БДПС на год предполагает планирование будущих денежных операций с учетом возможных изменений условий деятельности Службы проектов SAP в следующем году и принятие мер по нейтрализации будущих негативных явлений.
Формирование заявки на включение в годовой БДПС осуществляется согласно «Положению о бюджетном управлении в ОАО «Формула». Заявка представляется в отдел финансового планирования в срок до 10 ноября года, предшествующего планируемому году. Форма заявки приведена в Приложениях 3.7, 3.8.
В рамках утвержденного БДПС Службы проектов SAP на год составляются текущие БДПС (на квартал, на месяц) (Приложения 3.9, 3.10) и в срок до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду (квартал, месяц), представляются в отдел финансового планирования ОАО «Формула».
Текущее планирование позволяет оперативно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов финансово-хозяйственной деятельности Службы проектов SAP.
На основании утвержденного Управляющим советом SAP ежегодного плана-графика проектов и систем, бюджета Службы проектов SAP и отчета о выполнении запроса на развитие инфраструктуры Служба проектов SAP инициируют проект.
Начало работ на фазе инициации осуществляется формированием Службой проектов SAP запроса на создание Генеральным подрядчиком в области внедрения системы SAP технико-экономических обоснований проектов согласно утвержденному пакету ТКП.
ТЭО содержит информацию о причинах выбора предлагаемых к реализации процессов и решений, принятых в проекте, результаты от их внедрения и экономические расчеты эффективности.
Примерная структура технико-экономического обоснования содержит следующие разделы:
• исходные положения ТЭО;
• описание потребности во внедрении решения и функциональных возможностях каждой компоненты, которые будут использованы в проекте;
• обоснование расчета стоимости проекта;
• обоснование выбора технологии, программного обеспечения, вычислительных мощностей, количества лицензий;
• выводы и предложения, в которых дается общая оценка экономической целесообразности и перспектив от внедрения решения SAP.
ТЭО согласуется Руководителем проектов SAP, утверждается Куратором проектов SAP и является основанием для формирования проекта договора и приказа Генерального директора «Об организации проекта».
Если проект затрагивает только ОАО «Формула», то Приказ Генерального директора «Об организации проекта» оформляется по форме, приведенной в Приложении 3.11. Приказ готовится Службой проектов SAP, согласовывается с Руководителями служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений участвующих в проекте, и должен содержать следующую информацию:
• краткое описание целей и задач, которые должны быть решены в рамках проекта;
• определение объема проекта и подразделений, в которых будет реализован проект;
• определение Руководителя проекта со стороны ОАО «Формула»; определение состава Исполнительного комитета (если требуется) и генерального подрядчика (подрядчика); определение состава проектной группы;
• определение ответственных лиц, за постановку задачи, приемку работ, техническое обеспечение проекта;
• определение сроков выполнения проекта;
• определение лица, отвечающего за контроль исполнения приказа.
Если решение о реализации проекта касается структурных подразделений ОАО «Формула», то структурными подразделениями ОАО «Формула», входящие в организационный объем проекта, издаются внутренние приказы о старте проекта внедрения корпоративной информационной системы управления предприятием на базе программных продуктов компании SAP.
Основанием для подготовки проекта договора является ТЭО, утвержденное Куратором проектов SAP.
Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP формирует и передает в Службу проектов SAP проект договора с приложением оценки (расчета) стоимости проекта и укрупненного календарного план-графика работ по проекту.
Проект договора согласовывается Службой проектов SAP и утверждается Главным инженером ОАО «Формула».
На данном этапе Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP по согласованию с Руководителем проектов SAP назначается администратор проекта, выполняющий подготовку рабочих встреч по проекту, ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений, оповещение ответственных лиц об их исполнении и т. д.
Приказ Генерального директора «Об организации проекта» и согласованный участниками договор являются основанием для реализации проекта.