Вынести в тему суть письма. Писать письма без темы – очень плохо. Такое письмо невозможно идентифицировать в потоке. Идеально обозначенная тема письма – это когда спустя полгода любой участник переписки сможет без труда его отыскать. Поэтому лучше избегать абстракций и указывать название проектов, стадии работы.
Хорошая тема письма может выглядеть так: [Внутренняя] Смета по проекту «Мир Ковров».
Одно письмо – один вопрос. Отвечать на письма, в которых содержится несколько вопросов по разным задачам, неудобно. Вернуться к каждому такому вопросу, найти его в переписке еще труднее.
Гораздо удобнее видеть по каждому вопросу отдельную ветку переписки с четко сформулированной темой. Если нужно объединить вопросы в группу, это можно сделать в теме письма.
[Сборник для «Мира ковров»] Правки в макет
[Сборник для «Мира ковров»] Сроки передачи тиража клиенту
Сразу переходить к главному. Цель письма нужно изложить сразу и максимально конкретно, если только тема не сложная и не требует пояснений. Если сложная – в письме лучше договориться о встрече или звонке, а уже после такой беседы зафиксировать основные ее тезисы в последующей переписке.
Четко обозначить ожидания. Запрос – что мы хотим получить в ответ на письмо – лучше вынести в отдельный абзац и сформулировать максимально конкретно.