Объяснить, кто мы такие. Если мы пишем письмо человеку впервые, нужно не только назвать свое имя и компанию, но и объяснить, чем мы занимаемся и как это все связано с получателем. Желательно, чтобы наше имя в заголовке письма совпадало с тем, которым мы представляемся. В подписи обычно достаточно имени, но, если важна точная должность, укажите ее тоже. Мобильный телефон можно добавить, если вы готовы к тому, что с вами время от времени будут связываться напрямую.
Если мы пишем письмо иностранцу, свое имя лучше указывать на языке получателя – так мы поможем ему прочитать наше имя правильно.
Уважать имя человека. Обращаться к собеседнику нужно так, как он представился. Начинать называть Василия Васей можно после того, как он сам себя так назовет в переписке.
Если человек сразу представляется уменьшительной формой имени, например Зиной, а не Зинаидой, значит, для него важно, чтобы его называли именно так.
Быть внимательным. Проще перечитать дважды имя адресата (Иван Ильин) и не обозвать его случайно Ильей, чем потом исправлять отношение Ивана к нам.
Обойтись без слова «коллеги». Оно давно всем набило оскомину и даже приобрело пренебрежительный оттенок. Особенно раздражает приветствие «Уважаемые коллеги!», которое сразу дает понять, что никакого уважения не предполагается, а письмо адресуется всем сразу и никому в отдельности. Таким образом мы перекладываем на людей ответственность и заставляем их тратить время на то, чтобы вычленить, что здесь имеет отношение именно к ним. Проявите заботу и обратитесь к каждому лично с адресованной ему информацией.
Если в переписке слишком много народу, чтобы обращаться к каждому по имени, нужно перестать писать письма и устроить очную встречу.
Познакомить людей. Если вы добавляете в переписку нового собеседника, нужно ввести всех в курс дела заранее – пояснить, кого вы хотите добавить и зачем, и предупредить нового участника о том, что вы его подключаете к беседе. Если функционал каждого участника переписки не всем очевиден, стоит представить людей друг другу и коротко пояснить, за что они отвечают.