3. Формирование: начальный этап команды проекта
– Каким образом у вас начинается работа над проектом?
– Чаще всего бывает два варианта. В первом варианте собирается команда энтузиастов с идеями по улучшению каких-то процессов в компании. Они эту идею прорабатывают и выносят на управленческий комитет. А уж комитет решает: дать финансирование или нет.
– А второй?
– Второй вариант – традиционный. У кого-то из руководителей появляется проблема и потребность ее решить. Он с ней идет в проектный офис, там назначается профильный проектный менеджер, и вот он уже смотрит, кто ему нужен, запрашивает этих людей в подразделениях или с рынка, и составляет команду.
Интервью перед консалтинговой работой с заказчиком
Независимо от того, какой способ запуска проекта выбирает компания, если все выстраивать корректно, официальный старт начинается с инициирующего документа – устава (паспорта) проекта. В нем указаны основные характеристики проекта и иногда список рабочей группы или команды проекта.
Если перед запуском проекта проводилось предпроектное обследование, то обычно та группа, которая работала в этот период, и становится первичной командой. Таким образом, стадия формирования запускается либо на предпроекте, либо в момент, когда проектный менеджер вовлекает в процесс участников, указанных в уставе или ресурсном плане проекта. Как бы то ни было, это точка первого контакта, начало психодинамического путешествия для всех участников проекта.
С точки зрения психодинамики команда на этом этапе еще не команда. Люди стремятся разобраться с поставленной задачей, но пока еще довольно сильно разобщены. Это тот период, когда каждый по отдельности работает эффективнее, чем в команде.
В идеальной Вселенной у проектного менеджера изначально есть четкая ролевая структура команды и понимание всех требований, по которым он подбирает себе людей.
Но в реальности у него есть лишь общее понимание, ведь не всегда он точно знает, кого конкретно дадут подразделения в его проект. Поэтому подбор людей происходит с поправкой на некоторую неопределенность и отсутствие деталей.
Люди включаются в команду проекта, знакомятся, пытаются осознать свое место в ролевой и психологической иерархии.
Часто создаются мини-коалиции и мини-сообщества внутри команды. Обычно на это влияет размер команды и то, насколько люди знакомы между собой.
Первичная неопределенность заставляет людей прощупывать почву и границы дозволенного. Кто-то может даже допускать целенаправленные ошибки в работе, чтобы оценить реакцию менеджера и выстроить стратегии на перспективу.
Чтобы команда прошла через эту стадию, важно повысить степень определенности и создать такие условия, где группа вынуждена будет выбраться из кокона личных интересов и начать решать совместные задачи.
Управленческая задача менеджера практически в любой момент времени состоит из трех векторов: сама работа и достижение результата, отношения с членами команды и заинтересованными лицами, собственная и командная энергия. На первой стадии развития команды очень важно взять правильный старт с опорой на эти три вектора. Поскольку качество формирования команды во многом определяет качество старта и дальнейшее качество работы, мы уже в этой главе сосредоточимся на их раскрытии, уделив внимание трем особенно важным вопросам:
1. Как запустить правильную командную динамику, преодолеть сложности адаптации и с первого шага начать внедрять инструменты проектного управления в работу команды?
2. Как устанавливать контакт и поддержать отношения между людьми в команде, чтобы в дальнейшем они могли слаженно работать?
3. Как справляться с тревогой и неуверенностью и снизить стресс от неопределенности?
Рассмотрим по порядку.
3.1. Первая встреча команды
Первый контакт в команде проекта происходит по-разному.
«Привет ребята! – говорит вновь пришедший в команду проекта боец. – Меня зовут Николай, и работать мы будем так…» – «Уф…» – отвечают ребята.
Или так: проектный менеджер приводит чуть смущенного новичка и представляет его: «Коллеги, это Николай, он будет работать старшим аналитиком в нашем проекте, прошу любить и не жаловаться…»
Или вовсе так: «Вы все знаете, – начинает свою речь руководитель проекта, – нам предстоит реализовать довольно сложный проект. Поскольку вы пока не знакомы между собой, предлагаю немного познакомиться и рассказать каждому про себя что-то, что он считает важным».
Стадия формирования начинается на первой встрече, когда члены команды знакомятся между собой, делятся информацией о себе, своих интересах и опыте. Именно здесь возникают первые впечатления друг о друге и проявляется стремление это впечатление произвести.
Люди взволнованы, возможно немного нервничают. Им любопытно, что из себя представляет новая инициатива. Но они пока не понимают, кто чем занимается и как именно они будут работать. А если проект масштабный, то возникают вопросы, как с этим справляться. Люди, по сути, только начинают присматриваться друг с другу, чувствуют первый контакт и формируют первые перспективы дальнейшей совместной работы.
Когда меня пригласили в тот проект, я обрадовалась, но коленки подрагивали. В таких больших раньше не участвовала. Наверное, синдром самозванца взыграл. Стала сомневаться, справлюсь ли. И покруче меня есть. Буду ли соответствовать ожиданиям. Волнительно было. Помню, всматривалась в людей, пыталась угадывать кто есть кто.
Ирина, старший аналитик
На первом этапе самое главное, в чем нуждаются люди, – это ясность. Настоящая вера в силу команды и доверие придут позже, когда люди на глубинном уровне найдут точки соприкосновения. Но вначале мы ведем речь лишь о первичном доверии, которое необходимо для снятия напряжения от неопределенности и установления качественного контакта.
Мы заметили, что руководители проектов обычно не любят бездельничать и вести разговоры о работе вместо самой работы. Но в случае первой встречи важно не спешить и подготовиться к ней. Мы множество раз слышали от них: первая встреча команды проекта имеет решающее значение.
Само собрание команды может быть проведено в разных формах. В крупных проектах иногда оно занимает один-два дня, и часто бывает выездным. Здесь больше времени, чтобы развернуться: определить структуру проекта и установить правила. Кроме того, в этой ситуации гораздо шире возможности для неформального общения.
Но мы прекрасно понимаем, что большинство организаций не могут позволить себе эту роскошь. Новейший экономический кризис заставил многие компании пересмотреть свои расходы. Кроме того, не все проекты настолько масштабны, чтобы такая трата времени была оправданной. Здесь важнее не количество, а качество.
Если недоработал на первом шаге – считай, завяз. Потом сложнее выруливать. А когда все проходит четко, честно и прямо, люди в восторге от того, что являются частью этой команды. И все складывается лучше.
Николай С., руководитель проекта
Слишком часто мы видим, как руководители пытаются объять необъятное во время первой встречи. Они перегружают участников, и те уходят с информационной болью. В этих случаях ключевым принципом работы должен быть KISS[15]