Аптайм: Оптимальный способ управления временем и энергией - читать онлайн

Если бы я остановила вас на улице и спросила, каковы сейчас три ваших главных приоритета, что бы вы ответили? Это первый вопрос, который я задаю всем, кого обучаю, а теперь спрашиваю вас.

Как я уже говорила во введении, первый шаг к продуктивности – четко определить то, что вы хотите или что вы должны сделать. Обычно я не говорю о целях. Цели – это что-то далекое, долгосрочное, чего удастся достичь «когда-нибудь». Я говорю о приоритетах, потому что здесь речь идет о текущих намерениях, о фокусе в настоящий момент.

Почему я спрашиваю о трех приоритетах? Исследование, проведенное в 2018 г. в Университете Огайо{2}, подтвердило широко известное «Правило трех» (люди лучше запоминают вещи, сгруппированные по три), показав, что в процессе обучения наш мозг ищет закономерности и группирует понятия. Скорее всего, у вас больше трех обязанностей или приоритетов, но выделение «трех главных» помогает сосредоточиться. Один из самых продуктивных людей, с кем мне доводилось работать, – Роберт Кинкл, генеральный директор Warner Music Group. Он четко определил три своих приоритета и сообщает о них всем, с кем работает. Для каждого приоритета он составил список задач, который известен руководителю его аппарата, помощнику и сотрудникам организации. Его работа и его время завязаны на эти приоритеты, что позволяет ему сосредоточиться на главном и делиться своим ви́дением с командой. Определив приоритеты, он сделал рабочий процесс более отлаженным.

Теперь, если я спрошу о трех главных приоритетах вас, вы тоже сможете быстро ответить, потому что уже все продумали. Приоритеты можно пересматривать хоть каждую неделю, но, как правило, целесообразнее делать это раз в месяц или в квартал. Другие приоритеты и виды деятельности, которые не входят в главную тройку, сами встанут на свои места. Но если вы хотите набить емкость камнями, галькой и песком, то сначала нужно поместить туда камни. Если запихивать их, когда в банке уже будут галька и песок (т. е. менее важные, менее приоритетные вещи), то они заполнят банку, но в ней останется еще много свободного места.

Вы спросите: какие приоритеты я имею в виду, личные или рабочие? Насколько мне известно, вы – один человек, независимо от того, на работе вы или дома. У вас есть только один резерв времени – и один мозг. В разное время ваш успех и самореализация будут определяться разными личными и рабочими приоритетами в зависимости от текущей ситуации и жизненного этапа. Если вы готовитесь к переезду, это станет одним из трех ваших главных приоритетов и вытеснит из списка что-то другое. Если беретесь за грандиозный проект на работе, что-то личное может отойти на второй план. Важно сократить число приоритетов до трех, потому что это напоминает вам: необходимо отложить что-то одно, чтобы взяться за что-то другое, – всегда возможен компромисс.

Хорошо, когда вы можете в разговоре перечислить свои главные приоритеты, и очень полезно спрашивать о них у других людей. Когда я работаю с новым сотрудником или отчитываюсь перед новым руководителем, я всегда спрашиваю: «Каковы сейчас три ваших главных приоритета?» Этот простой вопрос поможет построить продуктивные отношения и наладить сотрудничество, даст вам возможность понять, что занимает мысли собеседника, на чем он действительно сосредоточен. Вы увидите, какие решения принимает человек и на что он расходует свое время. В один особенно тяжелый период муж применил мою же тактику и спросил: «Каковы сейчас три твоих главных приоритета?» Начав перечислять, я поняла, что их шесть. Неудивительно, что я чувствовала себя перегруженной! Это помогло понять, что я пытаюсь сосредоточиться на слишком многих вещах одновременно. Нужно было отказаться от некоторых дел, делегировать их или отложить на потом – и я это сделала!

Приоритеты ⭤ Задачи

Однажды руководитель, с которым я работала, определил три своих главных приоритета на квартал следующим образом:

1. Завершить масштабную реорганизацию команды.

2. Проводить больше времени со своими маленькими детьми.

3. Определить ви́дение будущего года для возглавляемой им организации.

Видя такие масштабные приоритеты, легко почувствовать, насколько они расплывчаты. Определение приоритетов – только первый шаг; также необходимо понять, как реализовать эти приоритеты. Для этого нужно выделить самые крупные задачи, которые соответствуют вашим приоритетам. Спросите себя: какие наиболее важные проблемы нужно решить для достижения ваших приоритетов? А точнее – как они будут отображаться в вашем календаре? Как вы сможете их распознать? Процесс проработки конкретных задач, связанных с собственными приоритетами, поможет вам понять, как влияют на них встречи, электронные письма, тренировки, списки дел, зарезервированные интервалы времени, школьные мероприятия и все то, что требует времени.

Для каждого из приоритетов напишите две или три крупные задачи, которые поддерживают этот приоритет (задачи должны начинаться с глагола действия):

1. Реорганизовать команду:

● Встретиться с представителем отдела кадров, чтобы обсудить новые варианты организационной структуры и открытые вакансии.

● Запланировать встречи с подчиненными, чтобы получить представление об их обязанностях.

● Провести собеседования с кандидатами на новые и открытые должности.

2. Проводить больше времени с детьми:

● Уходить с работы до 17:00, чтобы ужинать всей семьей три-четыре раза в неделю.

● По пятницам работать из дома, чтобы иметь возможность забирать детей из школы.

● Посетить три школьных мероприятия в рабочее время в этом квартале (концерты, собрания).

3. Определить ви́дение команды на будущий год:

● Выделить время для размышлений, прогулок, мозговых штурмов.

● Провести выездное совещание с непосредственными подчиненными, чтобы получить обратную связь.

Определить крупные задачи, которые поддерживают ваши главные приоритеты, очень важно. Это помогает не только увидеть то, на чем вам следует сосредоточиться в целом, но и то, как вы должны тратить свое время и энергию на поддержку этих приоритетов. Это также дает прекрасную возможность обсудить приоритеты с людьми, которые играют ключевую роль в вашей работе и в жизни – руководителями, коллегами, партнерами, членами семьи и др. Это позволяет подтвердить или скорректировать ваши приоритеты с учетом их индивидуальных приоритетов и ваших общих целей и обязанностей. Если вы работаете с коллегой над крупным проектом, который входит в тройку ваших приоритетов в этом квартале, но не входит в число его приоритетов, важно знать об этом заранее. Возможно, вам придется привлечь другие ресурсы или дополнительную помощь, если три главных приоритета коллеги выйдут для него на первый план. Если вы потратили время на определение приоритетов и получили обратную связь, в дальнейшем вам будет легче сориентироваться и понять, на что уходит ваше время.

Правильно ли вы тратите время?

Спросив руководителя, которого я обучаю, о трех главных приоритетах, я изучаю его календарь за последние несколько недель и прошу обвести маркером все встречи, задачи или временны́е интервалы, относящиеся к этим трем приоритетам. Очень быстро становится ясно, соответствует ли потраченное время приоритетам. Это отличный способ увидеть, чем вы на самом деле занимаетесь. Определив, что важно, нужно понять: тратите ли вы бо́льшую часть своего времени на эти вещи? Ваше время – самая главная валюта: ваш подлинный приоритет – это то, на что вы расходуете время. Календарь всегда говорит правду. Он показывает, действительно ли вы тратите свое время на то, что для вас важно.

А как быть с теми делами, которые не входят в тройку ваших приоритетов (гравий и песок, которым все еще необходимо место в банке)? Конечно, у вас будет не только три основных направления деятельности. Но многие ошибаются, позволяя мелким делам занимать бо́льшую часть времени и заполнять все пространство в банке, прежде чем туда попадут крупные камни. Бесконечные побочные проекты, незаметно накапливаясь, в итоге поглощают огромные объемы времени. Вы хотите реорганизовать свою команду, но вместо этого тратите время на многодневные внешние совещания в другой рабочей группе. Вы хотите проводить больше времени с детьми, но вместо этого выполняете второстепенные задания, вынуждающие задерживаться на работе. Знакомо?

Определяя приоритеты, думайте о себе из будущего – т. е. о том, каким вы будете через несколько недель, месяцев или лет, когда ваши сегодняшние задачи останутся в прошлом. Будете ли вы в будущем довольны, что потратили свое время именно так? Не стоит ли отказаться от этого и сосредоточиться на действительно нужных вещах? Хорошая практика – писать проект своих квартальных или годовых достижений в начале отчетного периода и в дальнейшем следить, как вы выполняете план.

Один из величайших руководителей, с которым я работала, проводил ежегодный «разбор полетов» в начале года. Он показывал презентацию о том, как мы достигли целевых показателей продаж, где не заметили подводных камней и потеряли время, в чем действительно преуспели и почему, что могли бы сделать лучше. Все это были предположения, но они позволяли представить, как в конце года будущие мы будем сидеть на этом же месте. Мы даже визуализировали, что будем чувствовать, если его прогнозы сбудутся (и что – если они окажутся неверными). Эта стратегия заряжала на успешный год, заставляя думать о его завершении и о нас в будущем задолго до того, как оно наступало.

Аврал подкрался незаметно

«Привет, я в отпуске. Если у вас чрезвычайная ситуация, звоните 9-1-1. Чед».

Так выглядело сообщение Чеда о том, что его нет в офисе, – язвительно, зато доступно. Так называемые авралы часто превращаются в «чрезвычайные ситуации» – и срывают запланированные дела.

Сотрудники, определившие свои приоритеты, часто потом говорят: «Да, я расставил акценты, спланировал время, а потом… начались авралы!» Конечно, это бывает – и затрудняет выделение места для приоритетов в вашем календаре. Поэтому лучше всего решать срочные вопросы до того, как они возникли. Это кажется невозможным, но только до тех пор, пока вы не выделите в своем графике время для срочных и непредсказуемых дел. Вот несколько стратегий, которые помогут заблаговременно справиться с неотложными делами:

1. Каждый день выделяйте время на неотложные дела. Томас Куриан, генеральный директор Google Cloud, каждый день предусматривает час для срочных дел. Он подчеркивает это в своем руководстве «Как работать со мной» (подробнее об этом позже) и каждый день назначает одно и то же время. Таким образом, если появляются срочные дела, у него всегда есть время, чтобы заняться ими без ущерба для всего остального. Кроме того, его сотрудники знают, что это время каждый день одинаково, поэтому все, кому нужно срочно поговорить с боссом, могут запланировать встречу. Если ничего срочного не происходит, Томас может спокойно поработать или проверить электронную почту. Примерно так же организуют приемные часы преподаватели в колледже – они всегда доступны в одно и то же время, но если никто не приходит, они просто работают.