«Сахалин Энерджи»
На Дальнем Востоке России, на северо-восточном шельфе острова Сахалин компания «Сахалин Энерджи Инвестмент Компани Лтд.» ведет разработку одного из самых крупных и технически сложных неф-тегазовых проектов в мире – «Сахалин-2».
В рамках проекта, который открыл для России новые рубежи в развитии энергетики, осуществляются добыча нефти и газа, производство сжиженного природного газа и последующая продажа продукции на рынке Азиатско-Тихоокеанского региона. Опираясь на знания и опыт, накопленные группой акционеров из разных стран, компания «Сахалин Энерджи» воплотила самые передовые технологии нефтегазовой отрасли и придерживается мировых стандартов в области промышленной безопасности, охраны окружающей среды и здоровья работников.
За время работы компании удалось стать не только ведущим поставщиком энергоресурсов в страны Азиатско-Тихоокеанского региона. Сегодня «Сахалин Энерджи» является одним из лидеров в области корпоративной социальной ответственности: ее корпоративные программы продолжают получать признание как внутри страны, так и за рубежом и ежегодно входят в число лучших практик Глобального договора ООН.
Компания делает акцент на реализацию долгосрочных партнерских проектов с участием ключевых заинтересованных сторон. Приоритетные направления социальных инвестиций «Сахалин Энерджи» – безопасность, охрана окружающей среды, содействие развитию коренных малочисленных народов Севера Сахалинской области, культура, образование. Социальная политика компании строится на партнерстве и системной поддержке региональных инициатив, которые встроены в повестку национальных проектов. Соответствие корпоративной социальной активности компании целям и задачам федеральных программ, реализуемых в рамках нацпроектов, позволило «Сахалин Энерджи» стать одним из первых российских предприятий, которым присвоен статус «Партнер национальных проектов». Эта деятельность также логично сочетается с международной повесткой – Целями в области устойчивого развития ООН – и вносит весомый вклад в решение глобальных проблем.
На страницах сборника компания делится практиками, которые отмечены как лучшие примеры для тиражирования ответственного отношения бизнеса к социальным вопросам на территории присутствия. Этот опыт может быть полезен предприятиям различных отраслей в стабильной работе и продвижении устойчивых решений для развития российского топливно-энергетического комплекса.
Проект
Новая реальность: антивирусные коммуникации
Победитель премии «КонТЭКст» 2020 года в номинации «Проекты по антикризисному PR»
Срок реализации: 2020 год.
Исполнитель: департамент корпоративных отношений компании «Сахалин Энерджи».
Концепция проекта
В начале 2020 года в связи с пандемией СOVID-19 в мире и в России «Сахалин Энерджи», как организации непрерывного производственного цикла, необходимо было выстроить эффективное управление и принять срочные меры по обеспечению безопасности людей и надежного непрерывного производства: от поставок компанией энергоресурсов зависит энергетическая безопасность не только Сахалинской области, но и ряда стран Азиатско-Тихоокеанского региона (АТР).
Чтобы сложнейший механизм одного из самых масштабных мировых нефтегазовых проектов работал без сбоев, критически важным было своевременное и максимально полное информирование персонала о том, что происходит в компании.
Проактивность, открытость и полнота коммуникаций стали залогом успешной работы по информированию персонала в условиях режима готовности к ЧС в «Сахалин Энерджи» и связанных с этим беспрецедентных ограничений в регионе для предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций при строгом регламентировании (фактически запрете) въезда на территорию Сахалинской области и пр.
Проблематика проекта
Компания «Сахалин Энерджи» как источник энергоресурсов в АТР, а также основной поставщик газа для внутреннего потребления на территории Сахалинской области не имела права ни на один день внеплановой остановки производства углеводородов. Необходимо было бесперебойно выполнять все обязательства перед сотрудниками, акционерами, российской стороной и другими заинтересованными сторонами.
Обо всех мерах борьбы с коронавирусной инфекцией, возможных рисках, развитии ситуации и действиях компании, направленных на защиту сотрудников, офисов и объектов, следовало своевременно информировать работников проекта «Сахалин-2», а это около 2200 человек. Ситуация требовала не только оперативности, но и использования в качестве каналов коммуникации нетрадиционных ресурсов.
Цель и задачи проекта
Цель – выстраивание эффективной внутрикорпоративной коммуникации с сотрудниками компании и подрядных организаций в режиме повышенной готовности к ЧС, включая согласованное и последовательное информирование заинтересованных сторон о возможных рисках, развитии ситуации, принятых мерах и действиях компании, направленных на защиту сотрудников и объектов.
Задачи:
• организация оперативных, последовательных и четких коммуникаций с возможностью обратной связи;
• обеспечение доступности и понятности всех информационных материалов, связанных с работой компании в условиях COVID-19;
• снижение уровня тревожности и неопределенности в условиях новой реальности среди персонала через вовлечение в корпоративные командообразующие и волонтерские проекты.
Целевая аудитория
• Персонал компании «Сахалин Энерджи».
• Персонал, задействованный в проекте «Сахалин-2», представители подрядных и субподрядных организаций, включая:
– находящихся на длинной вахте на «стерильных» объектах компании;
– находящихся на обязательной 14-дневной обсервации в пунктах временного пребывания (ПВП);
– членов семей сотрудников компании и подрядных организаций.
Используемые инструменты PR
В рамках пандемии было особенно важно принимать нестандартные решения и оперативно взаимодействовать с персоналом компании и проекта «Сахалин-2» и всеми заинтересованными сторонами. В это время были активно задействованы все внутренние и внешние корпоративные каналы коммуникации: внутренний и внешний веб-сайты, рассылка электронных сообщений для сотрудников, информационный бюллетень «Вести «Сахалин Энерджи», печатные материалы – плакаты, листовки, брошюры и др.
Все коммуникации были последовательными, доступными, с возможностью обратной связи. Для оказания круглосуточной информационной поддержки была создана многоканальная горячая линия, которая работает 24 часа в сутки.
С целью изучения мнения персонала и необходимых изменений в работе были проведены опросы среди персонала компании и подрядных организаций.
В компании были инициированы корпоративные конкурсы, волонтерские акции, которые в условиях новой реальности позволили снять эмоциональное напряжение, направить энергию и усилия на участие в проектах по поддержке социально уязвимых групп населения.
Технология реализации
С марта 2020 года в «Сахалин Энерджи» функционирует Главный координационный комитет (ГКК) под председательством главного исполнительного директора. ГКК включает три штаба, которые обеспечивают непрерывную работу компании в режиме 24/7.
Первый штаб отвечает за разработку и внедрение мер по предотвращению распространения коронавируса на объектах. В него входят специалисты сектора охраны здоровья и гигиены труда, кадрового директората, управления эксплуатации и развития инфраструктуры, других подразделений.
Второй штаб под руководством директора по производству занимается обеспечением надежного производства, отгрузкой продукции и реализацией проектной деятельности. Даже в условиях сложной эпидемической ситуации и низкого рынка компания обязана обеспечивать непрерывное производство и стабильные поставки углеводородов согласно утвержденному акционерами графику.
Третий штаб отвечает за финансовую устойчивость и контроль рисков в условиях санкционного режима.
Постоянными членами ГКК являются руководители штабов и ряда подразделений: департамента промышленной и пожарной безопасности, противофонтанной защиты и ЧС, департамента по охране труда и окружающей среды, департамента информационных технологий и управления информацией, департамента корпоративной защиты, департамента корпоративных отношений, службы по организации перевозок, управления эксплуатации и развития инфраструктуры.
Первоначально заседания ГКК проводились ежедневно, включая выходные и праздничные дни, что обеспечивало оперативное реагирование с учетом текущей ситуации, решений акционеров, рекомендаций и постановлений органов государственной власти. В рамках работы ГКК был разработан и реализован Единый комплексный план мероприятий, который актуализировался по мере необходимости.
Для координации действий подразделений в рамках работы ГКК был создан секретариат под руководством советника главного исполнительного директора по охране труда и промышленной безопасности. В состав секретариата входят сотрудники департамента корпоративных отношений. Среди обязанностей секретариата – анализ работы штабов, сбор информации по направлениям их деятельности, координация взаимодействия с заинтересованными сторонами по вопросам COVID-19, организация ежедневных заседаний ГКК, составление отчетов, переводческая поддержка и т. д.
ГКК принимает все решения, касающиеся обеспечения безопасности объектов, сохранения здоровья сотрудников и непрерывности производства в период пандемии COVID-19. Многие из них – инновационные для компании и нефтегазовой отрасли.
Основные каналы внутренних коммуникаций
Сообщения от Главного координационного комитета
Все ключевые решения ГКК оперативно транслировались через сообщения для сотрудников (рассылка по корпоративной электронной почте, размещение на специальной странице корпоративного сайта, посвященной теме COVID-19, передача информации подрядчикам и пр.). Персонал департамента корпоративных отношений составлял проекты обращений и согласовывал их с председателем ГКК.
В самом начале пандемии, в марте – мае 2020 года, вышло более 70 % сообщений от имени ГКК за 2020 год. Это были самые тревожные месяцы, период неопределенности в мире и в России, когда все вопросы, связанные с пандемией, были не просто «серой зоной», а временем «идеального шторма».
Было особенно важно своевременно информировать сотрудников проекта «Сахалин-2» о принятых решениях, мерах предупреждения распространения инфекции на производственных объектах и дальнейшей стратегии поэтапного выхода компании из режима повышенной готовности к ЧС, а также о других ключевых решениях ГКК, направленных на создание безопасных условий работы компании и ее персонала в условиях пандемии.
С марта 2020 по декабрь 2021 года для персонала компании подготовлено и разослано более 60 сообщений от имени ГКК.
Внутрикорпоративный сайт компании (интранет)
Уже в конце февраля 2020 года для сотрудников компании на внутрикорпоративном веб-сайте была разработана отдельная страница, связанная с темой COVID-19. Здесь оперативно размещалась и обновлялась вся актуальная информация, которая включала материалы по работе компании в условиях пандемии и ссылки на полезные публикации.
Основные каналы внешних коммуникаций
Внешний сайт компании
В марте 2020 года компания стала одной из первых разработавших и открывших в России отдельную страницу по COVID-19 на внешнем веб-сайте с информацией о своей деятельности в условиях пандемии.
http://www.sakhalinenergy.ru/ru/covid-19/
Другие ресурсы
Департамент корпоративных отношений использовал для коммуникаций все внутренние каналы: онлайн-сессии сотрудников с руководством компании, ежедневный новостной экран, рассылки сообщений для всего персонала, информационный бюллетень «Вести «Сахалин Энерджи», информационные доски и телевизионные плазмы в офисах и на объектах компании, печатные материалы (плакаты, листовки, буклеты и пр.).
Кроме того, постоянно проходили личные встречи руководителей с вахтовым персоналом перед началом обсервации в пунктах временного пребывания и общение с персоналом в ПВП через каналы видео-конференц-связи. Ряд информационных материалов (памятка для сотрудников, выезжающих на вахту, брошюра «Пункты временного пребывания. Правила и нормы», распорядок дня для ПВП) был разработан специально для отправленных на изоляцию в ПВП до заезда на производственные объекты.
В рамках информационной кампании разработано более 40 печатных материалов с дополнительной информацией для сотрудников о работе в условиях COVID-19: правила, требования, рекомендации. Многие публикации (плакаты «Носите маски», коммуникация с приглашением к участию в корпоративных благотворительных акциях) носят неформальный, эмоциональный характер и отличаются интересной подачей визуального ряда, что, несомненно, привлекало внимание и мотивировало на требуемые действия.
Основные каналы обратной связи
Горячая линия по вопросам, связанным с COVID-19
В целях оперативного реагирования на обстановку и предоставления сотрудникам возможности получать ответы на вопросы в марте 2020 года была запущена круглосуточная многоканальная горячая линия.
Первоначально было введено посменное дежурство трех специа-листов департамента корпоративных отношений. В течение первых трех месяцев работы количество звонков постоянно росло, и было принято решение перевести линию на многоканальный режим работы (в марте 2021 года одновременно дежурили пять специалистов).
Телефон горячей линии размещен на внутреннем и внешнем сайтах компании, указан в шаблоне рассылок для сотрудников, используется в печатных изданиях по вопросам COVID-19.
В марте 2020 – марте 2021 года на горячую линию поступило более 1650 звонков от вахтовых работников проекта «Сахалин-2», сотрудников компании и членов их семей.
Работа горячей линии позволяет не только оперативно отвечать на вопросы, но и реагировать на темы, которые в определенные моменты становятся наиболее актуальными и способны создать риски для репутации компании. Эти меры резко снизили количество звонков, поступающих на горячую линию от персонала, находящегося на обсервации в ПВП.
Опросы среди персонала компании
В 2020 году в компании были организованы несколько опросов с целью изучения мнения персонала о различных форматах работы, их положительных и отрицательных сторонах, включая тему коммуникаций. Опросы проходили в форме анкетирования с открытыми и закрытыми вопросами. Цель – улучшение процесса информирования в связи с распространением коронавирусной инфекции, задача – выявить наиболее эффективные каналы оповещения и темы, которые требуют наиболее активного реагирования.
В сентябре – октябре 2020 года проходил фокусный опрос вахтового персонала о работе в условиях долгой вахты и ключевых моментах ее организации, связанных с 14-дневной обязательной обсервацией. Почти 95 % участников подтвердили, что знают, к кому обратиться в случае необходимости получения дополнительной информации.
Обратная связь позволила сделать вывод о том, что в целом в компании в условиях пандемии выстроено эффективное общение с персоналом.
Корпоративные проекты, потребовавшие фокусных коммуникаций
Организация системы психологической поддержки и помощи
С самого начала пандемии было понимание, что увеличение продолжительности вахты с 28 дней до трех месяцев могло привести к таким последствиям, как:
• рост числа неправильных решений и ошибок, связанных с хронической усталостью, бессонницей, нестабильным эмоциональным состоянием;
• увеличение количества инцидентов, происшествий;
• отток персонала.
Было решено обратиться к профессиональным психологам. Одним из наиболее эффективных форматов их вовлечения стало оказание превентивной психологической помощи в виде вебинаров в рамках совещаний по охране труда. C апреля по июнь 2020 года психологи провели серию вебинаров, в которых приняли участие 818 человек, работающих на объектах компании. Вебинары проходили по наиболее актуальным для персонала темам (заявки поступали с объектов).
В этот же период была организована горячая линия психологической поддержки. Ежедневно с 09:00 до 21:00 сотрудники производственных объектов и проживающие в ПВП могли обратиться к специа-листам по выделенной телефонной линии. В тот период и позднее среди вахтового персонала и находившихся в ПВП не было случаев психологических срывов.
Информационная кампания проводилась с использованием плакатов, анонсирующих телефонную линию поддержки, материалов (плакатов, презентаций) с советами по снятию психологического напряжения, фокусной работы с персоналом на объектах, которую вели специалисты по вопросам охраны труда. Они же обеспечивали сбор обратной связи в ходе вебинаров с целью проведения встреч на наиболее актуальные для персонала темы.
Информирование персонала о возможности участия в голосовании за поправки в Конституцию РФ
В сложных противоэпидемических условиях компания обеспечила для всех желающих возможность участия в голосовании за поправки в Конституцию РФ в июне 2020 года на «стерильных» производственных объектах и в ПВП. Своим конституционным правом воспользовались около 1400 человек. Активность участия достигала 87 % (показатель на одном из объектов).
Так как голосование в связи с закрытым режимом объектов проходило без присутствия внешних участников (членов избирательных комиссий), был разработан новый формат голосования, связанный с созданием избирательных комиссий из числа персонала объектов. Такой подход способствовал формированию новых навыков у вовлеченных сотрудников и команды департамента корпоративных отношений как в части работы с коммуникациями, так и в организации процесса.
Персонал компании, участвовавший в организационном и коммуникационном сопровождении голосования, получил благодарственные письма от председателя Избирательной комиссии Сахалинской области и председателя Центральной избирательной комиссии РФ.
Вовлечение персонала в корпоративные конкурсы
В апреле 2020 года, в первую волну пандемии в мире, когда компания уже месяц пребывала в формате удаленной работы и длинной вахты, было принято решение провести корпоративный творческий конкурс с целью снять напряжение в командах и настроить сотрудников на совместную работу с коллегами и членами семей. Творческий конкурс историй и рисунков «Коронасказки» стал дополнительной мерой по созданию позитивной атмосферы в коллективе.
В рамках информационной кампании выходили тематические информационные материалы на ежедневном новостном экране и в корпоративной газете «Вести», проводились рассылки от департамента корпоративных отношений для всех сотрудников компании. Чтобы достучаться до каждого, коммуникации с ходом конкурса становились все более эмоциональными. Такой подход позволил эффективно провести конкурс уже в первые месяцы работы в особых условиях.
Кроме того, среди сотрудников компании активно продвигался ежегодный фотоконкурс «Мир в объективе», в рамках которого были введены две новые номинации, связанные с реакцией на ситуацию пандемии, но нацеленные на творческий, неформальный подход:
• «Сахалинский рубеж» – фото, рассказывающие о работе и жизни в непростых условиях пандемии;
• «ИЗОизоляция» – тематические фото. Популярный одноименный флешмоб позволял экспериментировать с видением и интерпретацией известных картин, объектов архитектуры и других произведений искусства. Персоналу компании было предложено создать свою виртуальную галерею. Результат получился отличный, с элементами юмора.
В целом, несмотря на сложную ситуацию, работу персонала в дистанционном формате, условия длинных вахт, в 2020 году на конкурс поступило рекордное количество фотографий – фотобанк компании пополнился 600 снимками.
Вовлечение персонала в участие в корпоративных благотворительных акциях
В 2020 году компания не отказалась от традиционных корпоративных благотворительных акций, что было особенно важно для поддержания командного духа, корпоративной культуры «Сахалин Энерджи». Они прошли непросто, потребовали большого объема дополнительных организационных усилий, связанных с необходимостью соблюдения противоэпидемических мероприятий, но стали рекордными по активности персонала.
Первый благотворительный проект был связан с помощью детям из семей, оказавшихся в сложной финансовой ситуации, в том числе из-за пандемии COVID-19: накануне 1 сентября сотрудники компании помогли собрать укомплектованные всем необходимым школьные портфели для 207 сахалинских ребят, учащихся с 1-х по 11-е классы. Вторым корпоративным проектом стала ежегодная благотворительная акция «Новогодние чудеса», в рамках которой сотрудники компании выполняют новогодние пожелания сахалинских ребят с ограниченными возможностями здоровья.
Для обоих проектов была разработана фокусная информационная кампания с технической возможностью бесконтактного вовлечения – сотрудники могли участвовать в проектах, находясь где угодно – работая из дома, на удаленном объекте или проходя обсервацию в ПВП.
Задача этих коммуникаций (сообщений для персонала от департамента корпоративных отношений, обращений через новостной экран, корпоративную газету) также потребовала неофициального подхода к содержанию – все тексты написаны простым языком и отличаются искренностью.
В рамках обоих проектов активно использовались цифровые технологии: была создана онлайн-платформа – страница в интранете с возможностью выбрать письмо-пожелание конкретного ребенка, помочь именно ему в дистанционном формате и почувствовать свою причастность к общему делу и важному результату.
Обобщение опыта проведения антикризисных коммуникаций
В сентябре 2020 года департамент корпоративных отношений подготовил издание «Работа в условиях пандемии коронавирусной инфекции. Опыт «Сахалин Энерджи». Это сборник практик компании по выстраиванию проактивного подхода оперативной проработки вопросов обеспечения безопасности сотрудников и поддержания непрерывной работы «Сахалин Энерджи». Большинство представленных кейсов суммируют опыт компании, в том числе в вопросах внутренних коммуникаций в условиях пандемии COVID-19.